Materi Bussines Letter

 Styles of Business Letters

 

Surat adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi secara tertulis. Penyampaian informasi dari suatu pihak kepada pihak lain ini bisa saja dilakukan atas nama perorangan atau jabatan dalam suatu organisasi. Kalau hubungan atau kegiatan yang dilakukan melalui surat dilakukan terus menerus antara kedua pihak, maka terjadilah suatu kegiatan surat-menyurat yang dilakukan dalam dunia perdagangan disebut surat niaga atau surat bisnis (business letter) dan kegiatan surat menyurat dalam dunia perdagangan disebut korespondensi niaga (business correspondence).

Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju dewasa ini, sebagai komunikasi tertulis surat tetap mempunyai peran penting dalam dunia perdagangan. Jika dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat jelas mempunyai kelebihan tersendiri karena surat merupakan suatu bukti otentik berupa tulisan yang diperkuat oleh tanda tangan pengirimnya.

Sebagai alat komunikasi tertulis, surat niaga tentu mempunyai bentuk dan penggunaan ungkapan-ungkapan yang berbeda jika dibandingkan dengan surat-surat biasa. Bentuk surat dan ungkapan-ungkapan yang digunakan dalam surat niaga tentu harus dapat memberikan kesan positif dan menyenangkan bagi pembacanya. Ini merupakan suatu faktor penting yang tidak dapat diabaikan untuk memperlancar tujuan yang ingin dicapai oleh pihak yang berkepentingan.

Surat niaga memiliki pola tersendiri yang ditentukan oleh tataletak bagian-bagiannya yang ada dalam surat. Bentuk-bentuk surat niaga yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan antara lain :

1.      Full block style/bentuk lurus penuh

2.      Block style/bentuk lurus

3.      Semi block style/bentuk setengah lurus

4.      Indented style/bentuk bertakuk

5.      Simplified style/bentuk yang disederhanakan

6.      Hanging indentation style/bentuk alinea menggantung

Dari keenam bentuk surat di atas, tidak semua bentuk surat lazim digunakan dalam praktik sehari-hari. Masing-masing bentuk tentu mempunyai keistimewaan dan kekurangannya tersendiri, baik dalam bentuk maupun dalam efisiensi waktu pengetikan.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dalam penempatan bagian-bagian surat dari keenam bentuk surat di atas, perhatikanlah bentuk-bentuk surat berikut ini.

Contoh 1 : Full block style

  

									(8)

 

Keterangan contoh 1 :

1. letterhead
2. Reference line
3. Date line
4. Inside Address
5. Attention line
6. Salutation
7. Subject line
8. Body of letter
9. Complimentary close
10. Signature
11. Enclosure
12. Carbon copy notation

Dalam surat bentuk lurus penuh (full block style) tidak terdapat lekukan. Penulisan atu pengetikan semua bagian surat dimulai rata pada bagian sisi kiri.

Keuntungan penulisan atau pengetikan dengan menggunakan bentuk ini adalah lebih mudah dan tidak banyak menyita waktu. Lebih lagi jika volume pekerjaan surat menyurat di suatu kantor cukup banyak, bentuk lurus penuh ini adalah yang paling cocok untuk digunakan. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikanlah surat berikut ini yang diketik dalam bentuk lurus penuh.

Contoh 2 : Full block style 

Contoh 3 : Block style

 

 

Keterangan contoh 3 :

1. Letterhead
2. Reference line
3. Date line
4. Inside address
5. Attention line
6. Salutation
7. Subject line
8. Body of letter
9. Complimentary close
10. Signature

Dalam surat bentuk lurus (block style) penempatan bagian-bagian surat cukup berimbang. Pengetikan alamat surat, nomor surat, salam pembuka dan lampiran di mulai dari sisi kiri surat; sedangkan tanggal surat, salam penutup, nama penandatangan dan jabatan diketik atau ditempatkan pada sisi surat sebelah kanan.

Pengetikan alinea awal yang dimulai dari sisi kiri dan sejajar dengna alamat surat akan sangat membantu dalam pekerjaan pengetikan. Bentuk surat seperti ini jelas sangat praktis dan banyak sekali digunakan di kalangan swasta, di samping merupakan suatu bentuk yang paling populer dewasa ini. Untuk memberikan gambarn yang lebih jelas, perhatikanlah surat berikut ini yang diketik dengan menggunakan bentuk lurus.

Contoh 4 : Blcok style

 

  

Contoh 5 : Semi block style   

 

Keterangan contoh 5 :

1. Letterhead
2. Reference line
3. Date line
4. Inside address
5. Attention line
6. Salutation
7. Subject line
8. Body of letter
9. Complimentary close
10. Signature

Dalam surat bentuk setengah lurus (semi block style), pengetikan bagian-bagian surat tidak terlalu jauh berbeda dengan bentuk lurus karena bentuk ini hanya merupakan pengembangan bentuk lurus.

Perbedaannya dengan bentuk lurus hanya dalam pengetikan alinea baru di mana dalam bentuk ini pengetikan setiap awal alinea baru masuk lima hentakan; sedangkan bagian-bagian surat lainnya tidak berbeda dengan bentuk lurus.

Bentuk ini cukup banyak menjadi pilihan di kalngan swasta karena pengetikannya yang tidak terlalu sulit dan bentuknya pun indah dipandang. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikanlah surat berikut ini yang diketik dalam bentuk setengah lurus.

Contoh 6 : Semi blcok style

 

(8)

(9)

(6)

(7)

(5)

(4)

(3)

(2)

(1)

Contoh 7 : Semi block style     

 

Keterangan contoh 7 :

1. Letterhead
2. Reference line
3. Date line
4. Inside address
5. Salutation
6. Subject line
7. Body of letter
8. Complimentary close
9. Signature

Surat bentuk bertakuk (indented style) tidak jauh berbeda dengan bentuk setengah lurus. Perbedaannya hanya pada cara pengetikan alamat surat.

Dalam surat bentuk bertakuk, penulisan atau pengetikan alamat tujuan dimulai lima hentakan untuk tiap baris. Baris kedua dimulai lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai lima hentakan dari awal baris kedua dan seterusnya.

Surat bentuk bertakuk memang kurang begitu populer di kalangan dunia usaha. Di samping bentuknya kurang estetis, juga pengetikannya cukup menyita waktu. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikanlah bentuk surat berikut ini yang diketik dalam bentuk bertakuk.

Contoh 8 : Indented  style

 

(1)

Contoh 9 : Simplified style

 

 

									(4)
													(5)
																				(6)
							(7)

 

Keterangan contoh  9 :

1. Letterhead
2. Reference line
3. Date line
4. Inside address
5. Subject line
6. Body of letter
7. Signature

Surat bentuk yang disederhanakan (simplified style) di dasarkan dari surat bentuk lurus (block style). Perbedaannya adalah dalam bentuk ini tidak terdapat salam pembuka (salutation) dan salam penutup (complimentary close).

Perihal surat (subject) diketik dengan huruf besar sedangkan kata subject ditiadakan. Baris tanda tangan diketik empat baris di bawah baris terakhir isi surat. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikanlah contoh surat berikut ini yang diketik dalam bentuk simplified style.

Contoh 10 :

(1)

Contoh 11 : Hanging indentation style

 

 

							(2)
								(4)
																				(7)
																				(8)
																				(9)

 

Keterangan contoh 11 :

1. Letterhead
2. Reference line
3. Date line
4. Inside address
5. Salutation
6. Subject line
7. Body of letter
8. Complimentary close
9. Signature

Sesuai dengan namanya yaitu bentuk alinea menggantung, setiap alinea pada bentuk ini memang menggantung. Surat bentuk ini hanya setiap alineanya saja yang dimulai dari sisi kiri surat, sedangkan baris-baris berikutnya diketik masuk lima hentakan dari sisi kiri surat atau huruf pertama alineanya.

Meskipun penempatan bagian-bagian surat lainnya tidak berbeda dengan surat-surat yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan, surat bentuk ini hampir tidak pernah digunakan dalam surat menyurat. Walaupun bentukini digunakan dalam iklan, tujuannya hanya semata-mata untuk menarik perhatian saja. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikanlah bentuk surat berikut ini yang diketik dalam bentuk alinea menggantung.

Contoh 12 : Hanging indentation style

 

Part of a Business Letter

Setiap surat niaga (business letter) mempunyai bagian-bagian tertentu di mana setiap bagian mempunyai fungsi atau tugas tersendiri dan letak masing-masing bagian harus sesui dengan bentuk surat yang digunakan. Sepucuk surat niaga yang lengkap umumnya mempunyai bagian-bagian sebagai berikut :

1.       Letterhead – Kop surat

Kop surat biasanya dicetak dengan menggunakann bermacam-macam bentuk huruf yang disusun dalam bentuk yang sangat menarik. Dalam kop surat biasanya dicantumkan antara lain :

-    Name of the company/nama perusahaan

-    Address of the company/alamat perusahaan

-    Telephone number/nomor telepon

-    Telex number/nomor teleks

-    Facsimile number/nomor faksimil

-    Cable address/alamat kawat/telegram

-    Post office (PO) box/nomor kotak pos

-    Kind of business activity/Jenis bidang usaha

-    Address of branch office/alamat kantor cabang

-    Banker/rekening bank perusahaan

-    Logo of the company/logo perusahaan

2.       The date of the letter – tanggal surat

Letak tanggal surat tergantung dari bentuk surat (letter style) yang digunakan. Tanggal surat biasanya dicantumkan dua sampai empat spasi di bawah kop surat atau bahkan lebih jika surat lebih pendek. Di depan tanggal surat nama kota tidak dicantumkan lagi karena nama kota sudah ada pada kop surat.

Kecuali dalam surat-surat yang bersifat pribadi yang tidak menggunakan kop surat, nama kota tetap ditempatkan di depan tanggal surat.

Dalam mengetik tanggal surat, jangan menggunakan angka untuk menunjukkan bulan karena hal ini bisa menimbulkan kekeliruan. Dalam pengetikan bulan terdapat perbedaan antara British dan American style.

British style	American style
12 th January, 1993 12 January 1993	January 12 th, 1993 January 12, 1993

Pengucapan tanggal dapat dilakukan dengan dua cara yakni :

-          the twelfth of January nineteen ninety-three

-          January the twelfth nineteen ninety-three

Dalam penulisan atau pengetikan tanggal suatu bulan biasanya digunakan bilangan bertingkat (ordinal number).

1 st  = first 2nd  = second 3rd  = third 4 th  = fourth 5 th  = fifth 6 th  = sixth 7 th  = seventh   8 th  = eighth   9 th  = ninth 10 th  = tenth

1 th   = elevent 12 th = twelfth 13 th = thirteenth 14 th = fourteenth 15 th = fifteenth 16 th = sixteenth 17 th = seventeenth 18 th = eighteenth 19 th = ninteenth 20 th = twentieth

21 st   = twenty – first 22 nd = twenty – second 23 rd = twenty – third 24 th = twenty – third 25 th = twenty – fifth 26 th = twenty – sixth 27 th = twenty – seventh 28 th = twenty – eighth 29 th = twenty – ninth 30 th = thirtieth 31 st = thirty - first

 

3.       Reference line/numer-Initial penandtangan dan pengeik surat

Reference line ialah initial nama orang yang mendiktekan atau menantangani surat dan yang mengetik surat. Kalau dalam suatu surat masuk (incoming letter) terdapat reference Iine, maka dalam balasan surat juga harus dicantumkan ulan reference line balasan surat. Reference line dicantumkan di sudut atas sebelah kiri dua spasi di bawah kop surat.

Contoh : 1. Ref. WS/LS/C5

WS adalah initial penandatangan, William smith

LS adalah initial pengetik surat, Linda Smith

C5 menunjukkan nomor filing dalam filing sistem.

                2.  Your ref : LH/DC/2D – Reference surat masuk

                     Out ref : RM/AM/21A – Reference surat ke luar

4.       Inside address – nama dan alamat pada surat

Nama dan alamat pada surat adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi surat. Inside address diketik tiga spasi di bawah tanggal surat. Alamat surat dapat diketik dalam bentuk lurus atau bentuk bertakuk dan alamat surat yang baik harus disusun sebagai berikut :

1.      Baris pertama

Nama lengkap dan jelas serta jabatan/nama perusahaan yang dikirimi surat.

2.      Baris kedua

Lokasi/nama jalan berikut nomor rumah/gedung tempat perusahaan beralamat.

3.      Baris ketiga

Nama kota dan kode pos

4.      Kalau surat dikirim ke luar negeri, harus dicantumkan nama negara pada baris terakhir alamat surat

Contoh :

Block form

Mr. Richard R. Anderson

Jakarta Computer Supplies Ins

Skyline International Building, 7 th floor

10B Jln. M.H. Thamrin

Jakarta 10003

Indented form

PR. Jaya Utama Maphilindo

      Sumitomo Building, 11 th floor

9 Jln. Jend. Sudirman

Jakarta 10002

  

Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengetikan alamat surat, antara lain :

-    Jangan menyingkatkan nama kota, kecuali kalau singkatan itu memang sudah merupakan suatu standar.

Misalnya  : Saint Louis diketik St. Louis

                   Saint Paul diketik St. Paul

-    Jangan menyingkatkan jabatan seseorang sesudah namanya, seperti:

Personnel Manager disingkat PM

Secretary  disingkat Sec

-    Gunakan Mr. Mrs, Ms, atau Dr. Di depan nama seseorang. Kalau jabatan seseorang pendek, tempatkan jabatan pada baris pertama sejajar dengan nama. Sedangkan kalau jabatan seseorang cukup panjang, tempatkan pada baris kedua di bawah namanya.

Contoh :

 

 

Mr singkatan dari mister dan ditempatkan di depan nama seorang laki-laki :

Mr. William Smith

Mr. Hendry Morison

Mrs singkatan dari mistres dan ditempatkan di depan nama seorang wanita bersuami :

Mrs. Linda Hamilton

Mrs. Nancy Smith

Miss  ditempatkan di depan nama seorang wanita yang belum berkeluarga :

Miss Linda Monica

Miss Diana Lane

Messrs  singkatan dari messieurs dan digunakan bilamana surat ditujukan pada sebuah perusahaan perseroaan yang menggunakan nama orang. Messrs tidak ditempatkan di depan nama perusahaan yang menggunakan nama kota atau negara :

Messrs Marvin, Tobin & Smart

Messrs Green & Bush Ltd

Benar : Indonesia Manufacturing Corporation

Salah   :  Messrs Indonesia Manufacturing Corporation

Esg adalah singkatan dari esquire. Esq dapat digunakan di belakang nama seorang pengacara terkemuka atau seorang terkenal yang tidak mempunyai gelar. Kalau sudah menggunakan Esq di belakang nama seseorang, jangan lagi menggunakan Mr. Di depan namanya.

         Benar :  Richard T. Davis, Esq

                         William P. Roger, Esq

         Salah   :  Mr. Richard T. Davis, Esq

                         Mr. William P. Roger, Esq

5. Attention line – baris nama orang yang dituju

Baris nama orang yang dituju (attention line) ditempatkan dua spasi di bawah baris terakhir alamat surat dan digunakan jika surat ingin cepat tiba pada orang tertentu dalam suatu perusahaan.

Attention line ini akan lebih menjamin bahwa surat yang dikirim betul-betul akan sampai/dibuka oleh orang yang namanya tercantum. Ada beberapa cara penulisan atau pengetikan attention line yakni :

Attention   : Mr. Robert Mann

Attention   :  Mr. Robert Mann, Purchase Manager

Attention   :  Sales Manager

Attention of Sales Manager

ATTENTION Sales Division

ATTENTION – Mr. Richard Smith

Fot the attention : Mr. Richard Smitht

                       

6. Salutation – Salam pembuka

Salam pembuka (salutation) merupakan salam yang ditujukan kepada pembaca yang namanya tercantum pada alamat surat. Salam pembuka menunjukkan hubungan antara penulis surat dan pembaca surat yang dapat berbentuk hubungan resmi maupun tidak resmi.

Dalam surat niaga bahasa Inggris terdapat beberapa macam bentuk salam pembuka, baik yang resmi maupun tidak resmi. Penggunaan salam pembuka harus disesuaikan dengan hubungan antara pengirimsurat dan orang atu perusahaan yang dikirimi surat. Untuk memberikan suatu gambaran yang lebih jelas dalam penggunaan salam pembuka, perhatikanlah beberapa ketentuan dan contoh beriktu ini.

1.       Kalau surat ditujukan kepada seseorang tertentu dalam suatu perusahaan, misalnya : Kepala Personalia, Manajer Pemasaran.

British style                                                American Style

Dear Sir,                                                      Dear Sir: Dear Madame,                                             Gentlemen

2.       Kalau surat ditujukan kepada perusahaan perseroan atau kepada lebih dari satu orang.

British style                                                American Style

Dear Sir,                                                      Gentlemen Dear Mesdames

3.       Kalau surat ditujukan pada seorang yang telah dikenal dalam suatu perusahaan.

British style                                                American Style

Dear Mr. Richard                                        Dear Sir: Dear Mrs. Mansens                                     Dear Mrs. Mansens:

7. Subject line – Perihal surat

Perihal surat (subject line) ditempatkan dua spasi di bawah salam pembuka. Tujuan perihal surat ialah untuk memudahkan pembaca mengetahui isi surat secara keseluruhan dengan cepat. Perihal surat biasanya diberi garis bawah, tapi dalam surat niaga modern sudah tidak digaris bawahi lagi.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dalam pengetikan perihal surat, perhatikanlah beberapa contoh berikut ini :

Subject : Computer sales

Subject : Statement – July 1993

SUBJECT : New Credit Policy

Puchase Order No. MDX. 21

CONTRACT  NEGOTIATION

Selain menggunakan kata “subject “ ada juga perusahaan yang menggunakan kata Latin “Re” di depannya.

Re : Purchase Order No. 24X

RE : Inventory Control

Contoh 13 : 

Contoh 14 :

8.       Body of the letter – isi surat

Isi surat ditempatkan dua spasi di bawah perihal surat jika ada. Sedangkan kalau surat tidak menggunakan perihal surat, isi surat diketik dua spasi di bawah salam pembuka.

Kalau surat menggunakan bentuk lurus penuh (full block style), pengetikan semua baris isi surat diawali dari margin kiri. Sedangkan surat yang menggunakan bentuk setengah lurus (semi block style) atau bentuk bertakuk (indented style), setiap alinea diawali lima hentakan ke dalam.

Isi surat dibagi dalam tiga alinea (paragraph) yaitu :

1.      Opening paragraph

2.      Message of the letter

3.      Closing paragraph

1.       Opening paragraph (alinea pembuka) merupakan kesan pertama dari isi sepucuk surat. Bagian ini penting sekali diperhatikan karena akan menarik perhatian pambaca surat dan sekaligus untuk mempengaruhi keputusannya sehubungan dengan surat yang dibacanya itu.

2.       Message of the letter (isi surat yang sesungguhnya) merupakan inti dari semua permasalahan yang disampaikan dalam surat. Karena ini merupakan maksud surat yang sebenarnya, isinya harus disampaikan dengan jelas, singkat, tidak berbelit-belit, dan bernada sopan.

3.       Closing paragraph (alinea penutup)  juga merupakan bagian yang sama pentingnya dengan alinea pembuka.

  Dalam surat niaga bahasa Inggris, baik pada alinea pembuka atau alinea penutup terdapat ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan untuk menulis surat. Penggunaan ungkapan-ungkapan ini akan dibahas atau diberikan pada bab-bab berikutnya sesuai dengan jenis surat yang dibuat.

Contoh 15 :

 

9.       Complimentary close – salam penutup

Sama halnya dengan salam pembuka (salutation), salam penutup (complimentary close) juga menunjukkan hubungan antara penulis surat dan orang yang membaca surat atau orang yang namanya tercantum dalam alamat surat. Salam penutup ditempatkan dua atau tiga spasi di bawah baris terakhir isi surat dan posisinya harus disesuaikan dengan bentuk surat yang digunakan. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dalam penempatan salam penutup, perhatikanlah ketentuan-ketentuan dan contoh-contoh berikut ini.

1.       Kalau surat ditujukan untuk seseorang tertentu dalam suatu perusahaan, misalnya : Kepala Personalia (Personnel Manager), Manajer Pemasaran (Marketing Manager), atau Manajer Penjualan (Sales Manager).

British style	American style
Yours faithfully	Very truly yours, Yours very truly,

2.       Kalau surat ditujukan kepada suatu perusahaan perseroaan atau lebih dari satu orang.

British style	American style
Yours faithfully   , Yours truly,	Very truly yours,

3.       Kalau surat ditujukan pada seorang yang telah dikenal dalam suatu perusahaan.

British style	American style
Sincerely, Yours sincerely, With best wishes,	Sincerely yours, Cordially yours, With best regards, Sincerely,

10.   Signature – tanda tangan

Dalam tanda tangan (signature) termasuk tanda tangan itu sendiri, nama jelas dan jabatan penandatangan. Kalau nama perusahaan dicantumkan, nama perusahaan ditempatkan  di bawah salam penutup dan nama penandatangan diketik empat spasi di bawah nama perusahaan. Sedangkan kalau nama perusahaan tidak dicantumkan, nama penandatangan diketik empat spasi di bawah salam penutup.

11.   Enclosure – lampiran

Dalam suatu surat mungkin saja ada sesuatu yang perlu dilampirkan atau disertakan bersama surat yang dikirimkan. Untuk melampirkan sesuatu bersama surat yang dikirimkan harus ditambahkan kata “enclosure” pada bagian kiri bawah surat. Cara pengetikannya ada beberapa macam yaitu :

Enclosure Catalogue

Enc. 2

Encl (2)

Incl.2

Ens. Catalogue

Jika dalam suatu surat terdapat lebih dari satu macam lampiran, lampiran harus diketik satu persatu.

Enclosures :

Copyright form

Letter of credit

Order form

Encl ;

Catalogue

Price-list

12.   Carbon copy notation-tembusan surat

  Bisa saja tembusan surat dikirimkan pada orang-orang lain yang mungkin perlu mengetahui isi surat. Kata carbon copy ditempatkan dua spasi di bawah enclosure, dan pengetikannya ada beberapa cara, yakni :

CC

CC;

Cc

Cc;

Copies to ;

13.   Postcript

Dalam surat niaga, postciprt digunakan bukan untuk memasukkan bagian yang tertinggal dalam isi surat, melainkan untuk menegaskan sesuatu hal atau masalah yang dianggap cukup penting untuk disampaikan. Pengetikan postcript ada  beberapa cara yang lazim digunakan yakni antara lain :

P.S                       PS.                       PS:                       PS-

P.S. If you order within seven days,

         We can give you a 10 percent discount.

Exercises

1.       Arrange the following date into a complete business letter in full block style.

-    Cambridge Electronic Corporation, 231 Blackmore Street, New York, NY 20011, USA

-    Ref. DT/NN/12

-    7 May, 1993

-    Messrs, Johnson Smith & Carlson Ltd, 16 Fifth Avenue Street, Los Angeles, L.A.

-    Dear Sirs

-    We have to remind you that your account for televisions ordered on 12 February has not yet been paid. Discount cannot now be allowed.

-    You will remember that we went to some trouble to meet your delivery date, and we are sure that you would not wish to inconvenience us by delaying your payment.

-    A copy of the statement is enclosed, and we shall be glad to receive your cheque by return.

-    Yours faithfully,

-    Cambridge Electronic Corporation

-    Jonathan R. Smith

-    Enc. I

2.       Arrange the following date into a complete business letter in semi block style.

-          Royal Typewriter Corporation, 135 Ribbon Street, Indiana Polis, Indiana 34087

-          Your ref : TL/TT/2B, Our ref : BT/LB/12

-          23 Juli, 1993

-          Mr. Allan Mc. Donald, Purchase Manager, Maphilindo Office Equipment Inc, 12 Fifth Boulevard, New York, NY 12098

-          Dear Mr. Allan

-          Purchase Order No. 234 DC

-          We are pleased to advise you of the despatch of your order No. 234 Dc, which was collected this morning for transport by Holland National Freight.

-          The bill, insurance certificate and invoice for freight charge and insurance are enclosed.

-          We look forward to receiving your next order in the future

-          Yours sincerely,

Richard T. Jackson, Sales Manager

Enc. 3

3.       Arrange the following date into a complete business letter in block style

-          Bridgestones International Corporation, 17 International Boulevard, New York, NY 12007

-          Your ref. LA/LL/2, Our ref : GT/SB/16

-          23 July, 1993

-          Mr. William Reed, Purchase Manager, 261 Jln. Mahkota Raya, Jakarta 12001, Indonesia

-          Dear Mr. William

-          Thank you for your letter of 15 July, inquiring about our latest catalogue, price-list and terms of payment

-          We have pleasur in enclosing our latest catalogue, price-list and terms of payment together with samples of our promotional gifts.

-          We hope you will find our prices and terms satisfactoy and look forward to receiving your trial order.

-          Yours sincerely

-          Richard T.Mann, Marketing Manager

-          Enc.2

4.       What are English terms for the following ?

a.      tanggal surat

b.     salam pembuka

c.      alamat surat

d.     kepala surat

e.      pesanan pertama

f.      surat permintaan keterangan

g.     surat niaga

h.     tembusan surat

i.       isi surat

j.       salam penutup

k.     alinea pembuka

l.       alinea penutup

m.   perihal surat

Inquiry

Proses terjadinya suatu transaksi dalam dunia perdagangan pada umumnya dimulai dengan surat permintaan keterangan (letter of inqury). Surat permintaan keterangan adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada pihak penjual untuk mendapatkan keterangan dan perincian barang atau produk yang ingin dibeli. Keterangan yang diminta biasanya antara lain :

-    price-list/daftar harga

-    sample of products/contoh produk

-    quotation/penawaran

-    terms of payment/syarat-syarat pembayaran

-    terms of delivery /syarat-syarat pengiriman

-    method of transport/cara pengiriman

Karena surat permintaan keterangan merupakan suatu proses awal terjadinya suatu transaksi perdagangan, maka surat ini harus ditulis dengan sopan, jelas, singkat, dan langsung pada tujuan.

Maksud/tujuan membuat surat :

1.       Untuk minta katalog dan keterangan-keterangan.

2.       Menanggapi iklan, baik di majalah atau surat kabar dan minta keterangan mengenai produk, katalog dan daftar harga dan contoh barang atau produk

Ungkapan-ungkapan yang lazim dalam “Letter of inquiry”:

A.     Opening paragraph

-    We should be pleased/glad if you could send us your latest catalogue.

Kami sangat senang/gembira jika saudara dapat mengirimkan kepada kami katalog saudara yang terakhir.

-    Please let us have your illustrated catalogues, terms of payment and terms of delivery.

Harap kirimkan pada kami katalog-katalog bergambar, syarat-syarat pembayaran dan syarat-syarat pengiriman.

 

-    We are interested in your products and should be pleased if you could send us your catalogue, price-list and terms of payment.

kami tertarik dengan produk-produk saudara dan kami merasa senang jika saudara dapat juga mengirimkan pada kami katalog, daftar harga dan syarat-syarat pembayaran.

-    We have seen your products at your stand at Jakarta Fair and should be pleased if you could send us your latest catalogues and price-list.

Kami sudah melihat produk-produk saudara pada stand saudara di Pekan Raya Jakarta dan kami sangat senang jika saudara dapat mengirimkan pada kami katalog-katalog saudara yang terakhir beserta daftar harganya..

-    We have seen your advertisement in Jakarta Times and should be glad if you could send us your catalogues and price-list.

Kami sudah melihat iklan saudara di surat kabar Jakarta Times dan kami sangat senang jika saudara dapat mengirimkan pada kami katalog-katalog beserta daftar harganya.

  

-    With reference to your advertisement in Jakarta Times I read a few days ago, would you please send us your catalogues, price-list and terms of payment.

Berkenaan dengan iklan saudara di surat kabar Jakarta Times yang saya baca beberapa hari yang lalu, sudilah kiranya saudara mengirimkan katalog-katalog, daftar harga dan syarat-syarat pembayarannya.

B.     Requesting Information

-    We would like to know whether you can offer us a special discount.

Kami ingin mengetahui apakah saudara dapat memberikan kami potongan khusus.

-    Please let us know your terms of payment.

Harap beritahukan pada kami syarat-syarat pembayaran saudara.

-    Would you please let us know whether you can offer us a special discount for this month.

Sudilah kiranya saudara memberitahu kami apakah saudara dapat memberikan kami potongan khusus untuk bulan ini.

C.     Closing paragraph

-    We should be pleased to receive your prompt reply.

Kami akan sangat senang menerima jawaban saudara secepatnya.

-    We look forward to receiving your reply.

Kami menunggu jawaban saudara.

-    We should appreciate your prompt reply.

         Kami sangat menghargai jawaban saudara secepatnya

-    We look forward to receiving your reply immediately.

Kami menunggu balasan saudara dengan segera.

-    We hope you will be able to send us reply by return.

Kami harap saudara akan dapat mengirimi kami jawaban dengan segera.

Contoh 16.

   

   

   

  

 

  

  

  

Answer the following questions.

a.       Who is the Purchase Manager of PT. Multi Safari International ?

b.       Where did Mr. Abdullah see the products of Johnson Allwood & Sons ?

c.       Where was the World Expo held?

d.      What did Mr. Abdullah ask for in his letter ?

e.       What are the products of Johnson Allwood & Sons ?

 

Contoh 17.

   

   

   

  

 

  

  

  

Answer the following questions.

a.       What is the position of Mr. Hassan M. Salim ?

b.       When did Mr. Hassan M. Salim visit the stand of PT. Multi Jaya Abadi ?

c.       What did Mr. Hassan M. Salim ask for ?

d.      When was the letter typed ?

e.       Did Mr. Hassan M. Salim intend to buy the products of  PT. Multi Jaya Abadi ?

Contoh 18.

   

   

   

  

 

  

  

  

Answer the following questions.

a.       Who is the Purchase Manager of  Singapore Trading Limited ?

b.       In what newpaper was the furniture advertised ?

c.       When was the furniture advertised ?

d.      What is the address of Maestro International ?

e.       For many units of table does Mr.Robert Lee ask for quotation ?

Language study

-          Please send me/us

Harap kirimkan pada saya/kami.

-          Would/could you please send me/us

Sudilah saudara mengirimkan pada saya/kami .....

-          We are interested in ..................

Kami tertarik akan .........

-          Please let us have.................

Harap kirimkan pada kami ..........

Now translate the following sentences into English.

a.       Harap kirimkan pada kami katalog dan daftar harga saudara yang terbaru.

b.       Harap kirimkan pada saya brosur-brosur saudara dan syarat-syarat pembayarannya.

c.       Harap kirimkan pada kami katalog-katalog bergambar dan contoh-contoh hadiah promosi saudara

d.      Sudilah kiranya saudara mengirimkan pada kami syarat-syarat pembayaran dan daftar harganya.

e.       Kami sangat tertarik akan produk-produk saudara yang kami lihat di Pekan Raya Jakarta beberapa minggu yang lalu.

f.        Harap kirimkan pada kami daftar harga dan katalog saudara secepatnya

Key words ;

excellent/adj                                   bagus sekali/unggul

advertise/v                                      mengiklankan

advertisement/n                             iklan

product/n                                       produk

exhibit/v                                          memamerkan

exhibition/n                                    pameran

interested/adj                                 tertarik

interest/n                                        bunga, minat

terms/n                                           syarat-syarat

latest/adj                                         terakhir

appreciate/v                                   menghargai

pay/v                                               membayar

payment/n                                      pembayaran

visit/v                                              mengunjungi

visit/n                                              kunjungan

trade                                               perdagangan

complete/adj                                   lengkap

require/v                                         memerlukan

competitive/adj                              bersaing

regular/adj                                     teratur

quotation/adj                                 cepat

gift/n                                               hadiah

Exercises

1.       Write sentences and ask for information whether:

a.       they could send the orders next week.

b.      the prices include delivery charges.

c.       their products are covered by one-year guarantee.

d.      they could offer 10% discount.

2.       Write sentences and ask a companya to send you :

a.       catalogue and price-list

b.      full details of their new products.

c.       their newest brochures and terms of payment.

d.      Samples of products and promotional gifts.

3.       Write a letter to one of your reguler suppliers (you may use any name in Jakarta and ask for their latest catalogues, price-list, and terms of payment. You may use your own name as Purchase Manager of a company and use today’s date for the letter you write.

Replying to Inquiries

 

Dengan diterimanya letter of inquiry (surat permintaan keterangan), perusahaan-perusahaan memandang bahwa ini merupakan suatu kesempatan baik untuk meningkatkan omzet penjualan. Dengan demikian kesempatan yang mulai terbuka ini tentu harus ditindaklanjuti karena ini merupakan suatu prospek untuk proses transaksi selanjutnya.

Balasan suatu letter of inquiry  jelas merupakan suatu langkah awal ke arah terlaksananya suatu transaksi penjualan. Dengan demikian apa yang diminta oleh calon pembeli dalam letter of inquiry harus betul-betul diperhatikan dan ditanggapi secepatnya.

Katalog, daftar harga, contoh-contoh barang yang diminta dan lainnya harus disertakan dalam suatu surat dengan ucapan terima kasih serta harapan untuk terjalinnya kerja sama lebih lanjut di masa-masa mendatang bagi kedua belah pihak.

Mengingat betapa pentingnya letter of inquiry  bagi suatu perusahaan yang menerimanya, maka harus diusahakan agar dibalas secepatnya.

Maksud/tujuan membuat surat :

-    Membalas permintaan keterangan tentang produk atau barang yang diminta oleh calon pembli

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam “replying” to inquiries.”.

A.     Opening paragraph

-          Thank you four letter of ..... inquirying about our catalogues, price-list and terms of payment.

Terima kasih atas surat saudara tanggal ......... yang meminta katalog, daftar harga dan syarat-syarat pembayaran kami.

-          With reference to your letter of ..... inquirying about our catalogues, price-list and terms of payment.

Berkenaan denga surat saudar tanggal ..... yang meminta katalog-katalog, daftar harga dan syarat-syarat pembayara kami.

-          In reply to your letter of ..... inquirying about our catalogues, price-list and samples of our promotional gifts.

Membalas surat saudara tanggal. ..... yang meminta katalog-katalog, daftar harga dan contoh-contoh hadiah promosi kami.

-          Many thanks to your letter of .................... As requested, we enclose here with our latest catalogues and price-list.

Terima kiasih atas surat saudara tanggal. ..... Sebagaimana yang diminta, dengan ini kami lampirkan katalog-katalog dan daftar harga kami yang terakhir.

B.     Sending or enclosing

-          We have pleasure in sending/enclosing our catalogues and price-ilist.

Dengan senang hati kami kirimkan/lampirkan katalog-katalog dan daftar harga kami.

-          We are sending our catalogues, price-list and terms of payment.

Dengan ini kami kirimkan katalog-katalog, daftar harga dan isyarat-isyarat pembayaran kami.

-          We should be pleased to enclose/send our catalogues and price-list.

Dengan senang hati kami lampirkan/kirimkan katalog-katalog dan daftar harga kami.

C.     Closing paragraph

-          We look forward to receiving your first order.

Kami menunggu pesanan pertama saudara.

-          We look forward to receiving a trial order from you

Kami menunggu pesanan percobaan saudara

-          We are allowing special terms to customers who place orders befor the end of this year.

Kami memberikan syarat-syarat khusus bagi para pelanggan yang memesan sebelum akhir tahun ini.

Contoh 19 : (balasan contoh 16)   

 

  

   

Answer the following questions.

a.       Who wrote the letter on 31 st October, 1993?

b.       Who is the Marketing Manager of Johnson Allwood and Sons ?

c.       What items were enclosed with the letter ?

d.      What is the address of Johnson Allwood and Sons?

e.       How many enclosurewere included in the letter ?

Contoh 20 : (balasan contoh 17)   

 

  

   

Answer the following questions.

a.       What is the position of Mr. Theo Samantha ?

b.       What items were enclosed with the letter ?

c.       When was the letter made ?

d.      How long is their delivery time ?

e.       Could they give more information if the ustomers still need any ?

Contoh 21 : (balasan contoh 18)   

 

  

   

 

Answer the following questions.

a.       Who are “We” in paragraph 2?

b.       What did the letter of 23 July inquire about ?

c.       What did they enclose with the letter?

d.      Why did Maria T. Maris look forward to receiving their first order ?

e.       Who wrote the letter on 31 Juli 1993 ?

Language study

-    Thank you for .................

Terima kasih atas .........

-    We have received ................

Kami sudah menerima .................

-    We are pleased to inform you .................

Dengan senang hati kami beritahukan pada saudara ...............

-    With reference to .............

Berkenaan dengan ....................

Now translate the following sentences into English.

a.       Terima kasih atas surat saudara tanggal 14 Februari.

2. Terima kasih atas surat saudara tanggal 23 Juli dan pesanan saudara No. 23 FA
3. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama saudara.
4. Kami sudah menerima daftar harga dan syarat-syarat pembayaran yang saudara kirimkan pada tanggal 31 April.
5. Dengan senang hati kami beritahukan pada saudara bahwa pesanan saudara telah kami terima.
6. Dengan senang hati kami beritahukan pada saudara bahwa kami dapat memberikan potongan harga sebesar 5%
7. Berkenaan dengan iklan saudara pada harian Jakarta Times tanggal 7 Mei.

Key words

inquire/v                                                            menanyakan

enclose/v                                                            melampirkan

enclosere/n                                                        lampiran

new/adj                                                             baru

renew/v                                                             memperbarui

samples/n                                                          contoh-contoh

find/v                                                                 menemukan

first/adj                                                             pertama

first/adj                                                             pesanan

order/n                                                              pesanan

pleasure/n                                                         kesenangan

special/adj                                                         khusus

inform/v                                                            memberitahukan

hesitate/v                                                           ragu-ragu

further/adj                                                        lebih lanjut

quality/n                                                            mutu

furniture/n                                                        perabot

lighting/n                                                           penerangan

business/n                                                          perdagangan

reply/n                                                               balasan

sentence/n                                                         kalimat

buyer/n                                                              pembeli

various/adj                                                        bermacam-macam

equpment/n                                                       perlengkapan

materials/n                                                        bahan-bahan

stock/n                                                               persediaan

by return                                                           secepatnya.

Exercises

1.       Write sentences to enclose the following :

a.       latest catalogue.

b.      Illustrated brochures and price-list

c.       Samples of products.

2.       Write sentences to thank for the following :

a.       letter – 21 October

b.       inquiry – 7 May

c.       invoice – 23 July

d.      order – 14 February

3.       Write a letter to PT. Bangun Citra Nusantara, 124 Jln. Bayu Buana Sejahtera, Semarang 20001 Jawa Tengah (with reference to) a letter of 12 September from PT. Elang Perkasa Jaya, 35 Jln. Bima Sakti, Bandung 20003, Jawa Barat. Enclosing their new catalogues, price-list, and samples of promotional gifts.

The Styles of Business Letters 

Terjadinya suatu transaksi dalam perdagangan tidak selamanya didahului oleh letter of inguiry. Dalam dunia perdagangan, sering kali terjadi penjual berusaha mendekati calon pembeli untuk menawarkan produk atau barang yang mereka jual. Penjual berusaha mendekati calon pembeli dengan tujuan untuk memperkenalkan produk-produk baru mereka atau bias juga untuk mengurangi jumlah persediaan barang yang menumpuk di gudang.

Pada prinsipnya sales letter (surat penjualan) tidak berbeda dengan iklan. Hanya saja tujuan atau sasaran dari sales letter telah dipilih/diseleksi terlebih dahulu oleh pihak penjual atau mereka yang ingin menawarkan barang/produk. Jadi jelas bahwa sales letters  hanya ditujukan kepada kelompok-kelompok atau golongan-golongan tertentu saja.

Walaupun sales letters  yang baik agak sukar ditulis, tapi prinsipnya tidak berbeda dengan surat-surat niaga lainnya. Sales letters  yang baik biasanya mempunyai empat unsure penting yaitu ;

1.       attention

2.       desire

3.       conviction

4.       action

1.       Attention (perhatian)

Alinea pembuka harus dapat membangkitkan dan menarik perhatian pembacanya agar pembaca mau membaca surat tersebut sampai selesai. Pembukaan surat bias saja dalam bentuk pertanyaan, instruksi, atau saran.

2.       Desire (minat)

Setelah berhasil mendapatkan perhatian pembaca atas barang atau produk yang ditawarkan, tugas Anda selanjutnya adalah membangkitkan minat pembaca untuk memiliki barang atau jasa tersebut. Yang utama  adalah meyakinkan pembaca bahwa barang atau produk yang ditawarkan adalah penting untuk mereka miliki.

 

3.       Conviction (keyakinan)

Tugas selanjutnya adalah meyakinkan calon pembeli atas barang atau produk yang  ditawarkan. Untuk mendapatkan keyakinan calon pembeli, harus dapat ditunjukkan bukti-bukti bahwa apa yang ditawarkan mempunyai kelebihan-kelebihan tertentu, seperti : jaminan, mutu barang, dan yang tidak kalah pentingnya adalah harga yang bersaing jika dibandingkan dengan produk-produk lain.

4.       Action (pelaksanaan)

Dalam alinea penutup, bubuhkanlah kata-kata yang dapat merayu atau membujuk calon pembeli untuk membeli produk atau barang yang ditawarkan. Bilamana perlu berikan kemudahan-kemudahan untuk memperoleh apa yang ditawarkan sehingga calon pembeli betul-betul mendapatkan suatu yang istimewa.

Maksud/tujuan membuat surat :

1.       Untuk memperkenalkan dan menawarkan suatu produk baru kepada konsumen

2.       Untuk mendapatkan penyalur-penyalur baru atas barang atau produk yang ingin diperkenalkan.

3.       Untuk mendapatkan pesanan.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam “sales letters”:

A. Opening paragraph

-    We have pleasure in sending you a copy of our catalogue, price-list and terms of payment.

Dengan senang hati kami kirimkan pada saudara selembar katalog, daftar harga dan syarat-syarat pembayaran kami.

-    We are taking the liberty of sending you a copy of our latest catalogue and  price-list.

Dengan ini kami memberanikan diri mengirimkan pada saudara selembar katalog dan daftar harga kami yang terakhir.

-    We enclose a copy of our latest catalogue anda price-list.

Dengan ini kami lampirkan selembar katalog dan daftar harga kami yang terakhir.

-    As you have placed many orders with us in the past, we have decided to make you a special offer of our products.

Karena saudara telah melakukan banyak pesanan pada kami di waktu lampau, kami memutuskan untuk memberikan suatu penawaran khusus atas produk-produk kami.

B. Offering

-    We are offering a special discount of 5 per cent on all orders before the end of this year.

Kami memberikan suatu potongan khusus sebesar 5% atas semua pesanan sebelum akhir tahun ini.

-    We can offer a special discount of 10 per cent on all orders for this month.

Kami memberikan potongan khusus sebesar 10% atas semua pesanan untuk bulan ini.

-    We are able to offer a special discount of a 15 percent on all orders above Rp. 5,000,000.00

Kami dapat memberikan potongan khusus sebesar 15% atas semua pesanan di atas Rp. 5.000.000,00

C.  Closing paragraph

-    We hope you will take advantage of this exceptional offer.

Kami harap saudara akan memanfaatkan penawaran yang luarbiasa ini.

-    We hope that you will be pleased with the catalogue and look forward to receiving your order

-        Kami harap saudara akan senang dengan katalog kami dan kami menunggu pesanan saudara.

-    We should be plased to welcome you to our show-room at any time to give you a demonstration.

Kami akan sangat senang menyambut kedatangan saudara di ruang pamer kami setiap saat untuk memberikan saudara suatu demonstrasi.

-    We are offering an article of the highest quality at a very reasonable price and hope you

Kami menawarkan suatu barang dengsn mutu paling tinggi dengan harga yang sangat wajar, dan kami harap saudara akan menggunakan kesempatan ini untuk mencobanya.

We are most anxious to serve yoy and hope to hear from you vey soon.

Kami ingin sekali melayani saudara dan berharap mendengar kabar dari saudara secepatnya.

Contoh 22.

 

Answer the following question.

a.       Who is the sales manager of Toys Corporation of America?

b.       What did the writer want to reader to offer?

c.       What was enclosed with the letter?

d.      When was the letter written?

e.       What special discount will be given before the end of this year?

Contoh 23:

 

Answer the following question.

a.       What is the product of the International Radio Corporation?

b.       What special discount will be given for the order before the end of this year?

c.       Who is AB on the letter above?

d.      What did the writer enclose in the letter?

e.       What is the writer expecting from the reader?

Language study

-        We hope ….

Kami harap……

-        We are ablel to offer……

-        We are offering……

-        We can offder…….

Kami dapat memberikan……..

-        We have pleasure in sending you ……..

Dengan senang hati kmi kirimkan pada saudara……..

-        We should be pleased……..

Kami meras senang………

Now translate the following sentences into English:

a.       Kami harap saudara akan senang dengan katalog yang kami kirimkan.

b.       Kami harap saudara akan saudara akan senag dengan barang-barang yang kami kirimkan.

c.       Kami dapat memberikan saudara potongan khusus sebesar 10% untuk pesanan di atas Rp 10.000.000,00.

d.      Dengan senang hati kami kirimkan pada saudara hadiah-hadiah promosi kami.

e.       Kmai merasa senang menerima pesanan pertama saudara.

f.        Dengan senang hati kami lampirkan syarat-syarat pembayaran kami untuk bulan ini.

g.        Kami dapat memberi saudara suatu potongan khusus untuk semua  pesanan sebelum hari Natal.

Key words 

attention/n                                                         perhatian

include/v                                                            termasuk

range/n                                                              jenis

particular/adj                                                   khusus

particulary/adv                                                 terutama sekali

offer/n                                                               tawaran

kind/n                                                                jenis

draw/v                                                               menarik

early/adv                                                           lebih awal

disappoint/v                                                      kekecewaan

express/v                                                           mengutarakan

expect/v                                                             mengharap

discout/n                                                            potongan

around/adj                                                        sekitar

deliver/v                                                            mengirimkan

delivery/n                                                          pengiriman

customer/n                                                        langganan

expand/v                                                           memperluas

expansion/n                                                       perluasan

present/adj                                                        sekarang

turnover/n                                                         omzet

Execises

1.       Write sentences to express hope that :

a.       your customer will be pleased with the catalogue you are sending him.

b.      Your customer will decide to make order from the brochures you enclosed in the letter

c.       You will come to your customer’s office to give a free demonstration

2.       Write sentences to offer the following :

a.       Free delivery around Jakarta area.

b.      Free sample and some promotional gifts

c.       A discount of 15% on all orders abover Rp. 2,000,000,00

d.      A discount of 10% on all orders before May.

3.       Write a letter to Mr. D. Spencer, Purchase Manager of Bandung Continental Hotel, 14 Jln. Papandayan, Bandung 20001 Jawa Barat. Enclose your latest catalogue, price list and terms of payment. Draw Mr. Walter’s attention to the new towel which is specially designed for hotel guests and offer 15% discount on all orders above Rp. 15,000,000.00

Placing Orders

 

   Pada pelajaran-pelajaran terdahulu telah dibahas bagaimana cara membuat suatu inquiry dan untuk apa inqury  dibuat, bagaimana balasan suatu inquiry dan bagaimana pelaksanaan suatu sales letter. Semua yang dilakukan perusahaan dalam tahap-tahap awal ini bertujuan tiada lain untuk mendapatkan pesanan (order), karena dengan diperolehnya pesanan ini berarti akan meningkatkan omset perusahaan.

Setelah calon pembeli menerima katalog, daftar harga dan lain-lainnya yang berhubungan dengan barang atau produk yang akan dibeli dari penjual, semua ini tentu akan dipelajari terlebih dahulu dengan secermat mungkin. Jika semua yang ditawarkan oleh penjual ternyata cocok atau sesuai dengan apa yang dibutuhkan, misalnya : mutu barang yang bagus, harga yang bersaing, syarat-syarat pembayaran yang mudah, potongan harga yang cukup tinggi, maka proses selanjutnya adalah melakukan pesanan sesuai dengan yang dibutuhkan.

Ada dua cara dalam melakukan pesanan, yakni :

1.       Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan formulir pesanan resmi/without official order form.

2.       Pesanan yang dilakukan dengan menggunakan formulir pesanan resmi/with official order form.

Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan formulir resmi cukup dilakukan dengan surat saja dan semua perincian yang dipesan langsung dicantumkan pada surat tersebut. Dengan demikian surat ini langsung berfungsi sebagai surat pesanan. Karena surat ini langsung berfungsi sebagai surat pesanan, maka isinya pun harus singkat, jelas, padat dan langsung pada tujuan.

Sedangkan perusahaan-perusahaan besar, pesanan pada umumnya dilakukan dengan menggunakan formulir pesanan khusus yang memang sudah dicetak sedemikian rupa. Dengan demikian setiap melakukan pesanan hanya tinggal mengisi kolom-kolom yang telah tersedia.

Di samping formulir pesanan yang telah diisi sesuai dengan kebutuhan atau jenis barang yang akan dipesan dan lain-lainnya, surat pesanan juga harus disertai dengan sepucuk surat pengantar yang singkat, padat, sopan, dan langsung pada tujuan.

Sebuah order form atau sering disebut purchase order (PO) biasanya dilengkapi dengan lajur-lajur antara lain :

-          No/nomor

-          Description/items/jenis barang

-          Quantity/jumlah

-          Type/jenis barang

-          Unit price/harga satuan

-          Amount/jumlah

-          Delivery date/tanggal pengiriman

-          Terms of payment/syarat-syarat pembayaran dll.

Maksud/tujuan membuat surat :

Untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan perusahaan baik dengan menggunakan formulir pesanan resmi atau tidak menggunakan formulir pesanan resmi.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam “placing orders”.

A.     Opening paragraph

-    We have received your letter of …………. And should be glad if you would accept our order for the following goods.

Kami telah menerima surat saudara tanggal ………… dan kami merasa senang jika saudara dapat menerima pesanan kami untuk barang-barang berikut ini.

-    We are obliged to your quotation/letter of …….. and should be glad if you would eccept our order for the following goods.

Kami sangat berterima kasih atas penawaran/surat saudara tanggal  …… dan kami merasa senang jika saudara mau menerima pesanan kami untuk barang-barang berikut ini.

-    We thank you for your letter of ……… and enclose our official order for the following goods.

Kami mengucapkan terima kasih atas surat saudara tanggal ….. dan dengan ini kami lampirkan pesanan resmi kami untuk barang-barang berikut ini.

-    We have received your quotation of ……. and as the prices quoted ini your letter are satisfactory, please arrange to deliver the following goods as quickly as possible.

Kami sudah menerima surat suadara tanggal ………… and karena harga-harga yang saudara berikan sangat memuaskan, harap siapkan dan kirimkan barang-barang berikut ini secepatnya.

B.     Describing method of payment

-    We shall pay for the goods by banker’s transfer on receipt of your pro-forma invoice.

Kami akan membayar barang-barang tersebut melalui transfer bank dengan diterimanya faktur proforma saudara.

-    We shall open a letter of credit as soon as we receive your pro-forma invoice.

Kami akan membuka letter of credit begitu menerima faktur proforma saudara.

-    We shall pay for the goods by banker’s transfer within 20 days from the date of delivery.

Kami akan membayar barang-barang melalui transfer bank dalam tempo 20 hari dari tanggal pengiriman barang.

C.     Closing paragraph 

-    We should be grateful for your prompt delivery as the goods are urgently needed.

Kami sangat berterima kasih atas pengiriman saudara secepatnya karena barang-barang tersebut sangat dibutuhkan.

-    We look forward to receiving your advice of delivery by return.

Kami menunggu berita pengiriman saudara secepatnya.

-    Please kindly acknowledge this order and confirm that you will be able to deliver the goods by the end of this year.

Mohon terima pesanan ini dan konfirmasikan bahwa saudara dapat mengirimkannya sebelum akhir tahun.

Contoh 24 :

 

Answer the following question.

a.       What does “We” in paragraph 1 refer to?

b.       What does “your” in paragraph 1 refer to?

c.       What does “Cat. Ref.” mean?

d.      How would they pay for the goods?

e.       When would they pay for the goods?

Contoh 25:

 

Answer the following question.

a.       What does “your” in paragraph 2 refer to?

b.       How did they study the catalogue?

c.       What did they enclose with the letter?

d.      How would Indonesian Modern Office Equipment pay for their order?

e.       What does pro-forma invoice mean?

Contoh 26:

 

Language study

-        We would like to……...

Kami ingin……..

-        We enclose……..

Kami lampirkan……….

-        We shall pay for the goods………

Kami akan membayar barang-barang…….

Now translate the following sentences

a.       Kami ingin memesan barang-barang berikut ini pada saudara.

b.       Kami ingin memberitahukan saudara bahwa pwsanan saudara pesanan saudar akan kami kirimkan minggu depan.

c.       Kami lampirkan formulir pesanan kami untuk barang-barang berikut ini.

d.      Bersama surat ini, kami lampirkan satu lembar daftar harga kami yang terbaru.

e.       Kami akan membayar barang-barang yang kami pesan melalui transfer bank dengan diterimanya faktur proforma saudara.

f.        Semua barang akan kami bayar dengan cek.

g.       Kami sudah memeriksa contoh-contoh barang saudara dengan teliti.

Key words

quantity/n                                                         jumlah

amount/n                                                           jumlah

date/n                                                                tanggal

accept/v                                                             menerima

goods/n                                                              barang-barang

grateful/adj                                                       berterima kasih

acknowledge/v                                                  menerima

acknowledgement/n                                         penerimaan

please/v                                                              menyilakan

by                                                                       melalui

transfer/n                                                          transfer

urgent/n                                                            segera

need/n                                                                kebutuhan

carefully/adv                                                     dengan hati-hati

official/adj                                                         resmi

typewritwr/n                                                     mesin tik

purchase/n                                                        pembelian

know/v                                                              mengetahui

knowledge/n                                                     pengetahuan

receipt/n                                                            tanda terima, kuitansi

examine/v                                                          memeriksa

examination/n                                                   pemeriksaan

quality/n mutu

Exercises

1.       Write sentences to describe method of payment and condition for the following:

Method of payment                             Condition

a.       banker’s transfer                                    receipt of pro-forma invoice

b.       banker’s transfer                                    within 20 days from the date of delivery

2.       Write sentences to place of the following order:

a.       120 copies Webster Dictionary, Cat.Ref 245 NA

b.       25 DD Camera Fuji DL 25, Cat.Ref 12 FA

c.       50 LX typewriter Canon, Cat.Ref 12 LH

3.       Write a letter to Nancy L. Miller of Sony Television CorporationInc 234 Avenue Street, Porthmout, Virginia 23002 from Hendri L. Smith of Empire International Service Inc 234 Green One Avenue, Baltimore, Maryland 21245. Thank for a catalogue, price-list and enclose an official order from No. 23Dc for 40XZ Sony Television, Cat.Ref.34LA. State the payment by banker’s transfer on receipt of pro-forma invoice and request delivery whitin two weeks.

Acknowledgeng Orders

Dengan diterimanya pesanan dari pembeli, pihak penjual tentu akan berusaha memenuhi pesanan dengan secepatnya. Bagian penjualan akan berupaya semaksimal mungkin untuk mengirim barang dengan segera.

Dalam memenuhi suatu pesanan dari pembeli bias saja terjadi hal-hal yang di luar dugaan penjual dalam memenuhi suatu pesanan, misalnya :

-    Barang-barang yang dipesan tidak tersedia atau mungkin sudah habis, sehingga harus dipesan terlebih dahulu ke pabrik.

 

-    Pelanggan mungkin saja minta suatu perlakuan atau persyaratan khusus, misalnya berupa kemudahan dalam pembayaran, penyesuaian tanggal pengiriman, pengiriman barang yang secepatnya yang mungkin sulit dipenuhi dan lain-lain.

-    Mungkin saja pemesan adalah pelanggan baru. Untuk ini pihak penjual tentu belum bias percaya begitu saja, sehingga perlu meneliti kredibilitasnya lebih lanjut. Untuk hal seperti ini pihak penjual biasanya memerlukan referensi dari pihak ketiga, misalnya dari salah satu pelanggan lainnya dari pihak pembeli atau mungkin dari bank tempat pembeli menjadi nasabahnya.

Bilamana pihak penjual belum mengenal pihak pembeli dengan baik, tentu saja pihak penjual belum yakin bahwa barang-barang yang dikirimkan akan dibayar pembeli sesuai dengan yang diharapkan. Namun, penjual pun tentu tidak mau kehilangan kesempatan untuk menjual barang-barang mereka, maka pihak penjual akan mengirimkan suatu faktur proforma (pro-forma invoice) terlebih dahulu kepa pembeli sebelum barang dikirimkan. Faktur proforma adalah suatu pernyataan yang berisikan harga terperinci yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli dengan tujuan agar pihak pembeli mengetahui jumlah barang yang akan dikirimkan dan sekaligus jumlah pembayaran yang harus dipenuhi pembeli sebelum barang dikirimkan. Dalam dunia perdagangan, pembayaran dapat dilakukan dengan cara-cara:

-        Cash

-        Money order

-        Giro transfer

-        Credit transfer

-         Banker’s transfer

-        Letter of Credit

Setelah bagian pembelian merasa yakin bahwa pesanan dapat dipenuhi sesuai dengan jumlah yang diminta, selanjutnya akan diberitahukan kepada pihak pembeli bahwa barang yang dipesan memang dapat dipenuhi. Hanya saja pengirimannya mungkin belum dapat dilaksanakan karena barang harus dibayar terlebih dahulu sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan yang yang tidak menerima pesanan secara kredit. Dalam surat balasan untuk memberitahukan hal ini, pihak penjual menyatakan bahwa pengiriman barang harus menunggu pembayaran terlebih dahulu.

Bagi pihak pembeli sendiri, dengan diterimanya surat pemberitahuan dari penjual bahwa barng atau pesanan dapat dipenuhi, tentu akan melakukan pembayaran secepatnya agr barang dpat diterima sesuai dengan waktu yang diinginkan.

Dengan diterimanya pembayaran dari pihak pembeli, maka pihak penjual harus memenuhi janjinya untuk mengirimkan barang-barang yang dipesn secepatynya. Dalam balasannya kepada pihak pembeli, penjual tentu akan mengucapkan terima kasih atas pesanan yang telah dilakukan dan memberitahukan bahwa barang-barang telah dikirimkan. Dalam surat balasan ini dilampirkan pula dokumen-dokumen lain berupa invoice, insurance certificate, bill of landing, freight in voice dan delivery yang diperlukan untuk pengeluaran barang di pelabuhan tujuan.

Maksud/tujuan membuat surat :

1.       Untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan pesanan dapat dipenuhi.

2.       Untuk memberitahukan pengiriman barang-barang setelah pembayaran diterima

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam acknowledging orders :

A.     Opening paragraph

-          We thank you for your order of …… and will despatch the goods by ….

Kami ucapkan terima kasih atas anan saudara tanggal………. Dan kami akan mengirimkan  barang-barang melalui…….

-          We are pleased to acknowledge your order of…… and will despatch the goods  by……..

Dengan senang hati kami terima pesanan saudara tanggal…… dan kami akan mengirimkan barang-barangnya melalui ………

-          We acknowlwdge with thank your order No. …… of ……. And enclose pro-forma invoice No. …….

Dengan mengucapkan terima kasih kami terima pesanan saudara No…… tanggal ……. dan dengan ini kami lampirkan fakatur proforma kami No …… 

-          We pleased to let you know that the good included in your order No. ….of …… will be despatched today by…..

Dengansenang hati kami beritahukan pada saudara bahwa barang-barang yang tercantum dalam pesanan saudara No. …… tanggal …… akan kami kirimkan hari ini melalui ……

A.      Closing paragraph

-          We have been very happy to serve you and look forward to receiving your further order.

Kani sangat senang dapat melayani saudara dan kami menunggu pesanan saudara lebih lanjut.

-          We hope we may have further order from you .

Kami harap kami akan menerima pesanan-pesanan lebih lanjut dari saudara.

-          We are pleased to let you know that the goods will be despatched today.

Dengan senang hati kami beritahukan pada saudara bahwa barang-barang akan kami kirimkan hari ini.

-          We hope the goods will reach you safely.

Kami harap semoga barang-barang akan tiba pada saudar dengan selamat.

-          We feel sure that you will find these goods satisfactory and perfectly suited to your needs.

Kami yakin bahwa saudara  merasa puas dengan barang-barang ini dan cocok sekali dengan apa yang saudar butuhkan.

-          We look forward to receiving further order fromyou in future.

Kami menunggu pesanan-pesanan selanjutnya dari saudara di waktu yang akan dating.

Contoh 27: balasan contoh 25

 

Answer the following question.

a.       Who sent the purchase order No. 365T?

b.       What did they order?

c.       Why did they enclose their pro-forma invoice?

d.      How would the goods be delivered?

e.       When would the goods be delivered?

Contoh 28: lanjutan contoh 27

 

115

Answer the following question.

a.       What is the purchase order number?

b.       When were the goods collected?

c.       What was enclosed with the letter?

d.      Where would the goods be despatched?

e.       What does “your” in the last paragraph refer to?

Language study

-          We are pleased to acknowledge……

Dengan senang hati kami menerima…….

-          We are pleased to advise you……

Dengan senang hati akami beritahukan kepada saudara…..

-          We should be grateful if……

Kami sangat berterima kasih jika……..

Now translate the following sentences into English.

a.       Dengan senang hati kami menerima pesanan saudara No. 25AS.

b.       Dengan senang hati kami terima pembayaran saudara tanggal 7 Mei.

c.       Kami sangat berterima kasih atas kiriman saudara.

d.      Kami sangat berterima kasih jika saudara memberikan kami potongan sebesar 5% atas pesanan kami.

e.       Dengan senang hati kami beritahukan pada saudara bahwa pesanan saudara akan kami kirimkan hari ini.

f.        Dengan senang hati kami beritahukan bahwa surat saudara tanggal 23 Juli sudah kami terima.

g.       Kami sangat berterima kasih jika saudara dapat membalas surst ini dengan segera.

Key word

thank/v                                                              berterima kasih

despatch/v                                                         mengirimkan

today/n                                                              hari ini

serve/v                                                               melayani

service/n                                                            pelayanan

further/adj                                                        lebih lanjut

sure/adj                                                             pasti

perfect/adj                                                        sempurna

pervect/v                                                           menyempurnakan

suit/v                                                                  cocok

advise/v                                                             memberitahukan

collect/v                                                             mengumpulkan

insure/v                                                             mengansuransikan

insurance/n                                                       asuransi

freight/n                                                            muatan

transport/                                                          mengangkut

bill/n                                                                  rekening

payment/n                                                         membayar

discount/n                                                         potongan

Exercises

1.       Write the sentences to advise the despatch of the following:

a.       order No. 245DC

b.       order No. 23DC and 45Z

c.       the replacement of books damaged on delivery from order No.32B.

2.       Write the sentences to acknowledge the following order:

a.       February 14 order for 20 units television.

b.       23 July order for 200 units Fuji camera 80DL.

c.       21 October order for 50 boxes rapido pen and 60 boxes correction fluid.

3.       Write letter from Victoria Cycle Work, 23 Broadway Street, Melbourne, Australia to Indonesian Cycle Corporation, 13 Jln. Perdana Raya, Semarang 23001 Jawa Tengah, Indonesia. Acknowledge order No. 23ZP for 250 units Remington bicycle and 300 units federal bicycle.Enclose a pro-forma ivoice and advise condition of despatch on confirmation of banker’s transfer.

4.       Write a letter advising despatch of order No.23ZP which was collected by Qantas for Indonesian Cycle Corporation. The order is 250 units Remington bicycle and 300 units Federal bicycles. Enclose an air way-bill, insurance certificate, invoice, delivery order and bill of landing.              

Letter Requesting Payment

Sebagaimana telah diketahui bahwa invoice (faktur) merupakan suatu dokumen penting dalam dunia perdagangan, baik perdagangan dalam negeri maupun perdagangan luar negeri. Bagaimanapun kecil atau besarnya suatu perusahaan, faktur selalu dibuat beberapa lembar karena salinan-salinan dari suatu faktur akan sangat diperlukan oleh pihak lain, baik bagian lain dalam suatu perusahaan itu sendiri ataupun pihak luar yang ada kaitannya dengan perdagangan atau kegiatan yang dilakukan. Khusus untuk perdagangan ekspor atau perdagangan luar negeri, salinan-salinan faktur akan sangat diperlukan oleh, misalnya : bank, agen-agen impor-ekspor, perusahaan ekspedisi, perusahaan perkapalan dan juga yang tidak kalah pentingnya adalah bea cukai.

Pada transaksi tunggal atau transaksi perdagangan yang bersifat terbatas, pembayaran biasanya dilakukan/diselesaikan sebelum pengiriman barang atau setelah barang diterima oleh pembeli atau pemesan. Cara pembayaran seperti ini disebut payment on invoice yang artinya pembayaran dilakukan saat faktur (invoice) diterima.

Selain transaksi tunggal, dalam dunia perdagangan mungkin saja transaksi dengan suatu perusahaan dilakukan berkali-kali. Hal ini bisa terjadi mungkin karena antara kedua perusahaan telah terjalin hubungan yang begitu baik. Jika transaksi dilakukan berulang kali, pihak penjual biasanya tidak meminta langsung pembayaran setiap transaksi, melainkan mengumpulkan dulu faktur-faktur atau tagihan yang barang-barangnya telah diserahkan. Setelah semua faktur terkumpul, mungkin saja sekali sebulan atau sekali dua bulan penjual mengirimkan tagihan atas barang-barang yang telah diserahkan kepada pembeli. Kumpulan dari faktur-faktur yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli dalam suatu lembaran disebut statementi dan cara pembayaran seperti ini disebut payment on statement.

Faktur dikirimkan pihak penjual kepada pembeli untuk memberikan keterangan mengenai :

1.       Jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual.

2.       Jumlah dan perincian barang yang dikirimkan pihak penjual kepada pihak pembeli.

3.       Merupakan sumber resmi bagi pencatatan dalam buku pembelian perusahaan (bagi pihak pembeli) dan merupakan sumber pencatatan dalam buku penjualan perusahaan (bagi pihak penjual).

Untuk memberikan suatu gambaran yang lebih jelas, suatu faktur biasanya mempunyai kolom-kolom tertentu dan masing-masing kolom memberikan keterangan-keterangan yang jelas mengenai :

-          Nama dan alamat lengkap perusahaan yang mengeluarkan faktur.

-          Tanggal, bulan dan tahun.

-          Nama dan alamat lengkap perusahaan pembeli.

-          Nomor faktur

-          Nomor pesanan.

-          Nama barang yang dikirim.

-          Ukuran atau jenis barang.

-          Jumlah barang.

-          Harga satuan.

-          Jumlah harga keseluruhan.

-          Potongan harga yang diberikan.

-          Syarat-syarat pembayaran

-          Cara-cara pengiriman

Maksud/tujuan membuat surat :

1.       Mengirimkan faktur untuk minta penyelesaian pembayaran.

2.       Mengirimkan statement  untuk minta penyelesaian pembayaran yang telah jatuh tempo.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam letters requesting payment.

A.     Opening paragraph

Sending out invoices

-          The enclosed invoices cover goods supplied to your order No ……… of ……

Faktur-faktur terlampir mencakup barang-barang yang dikirimkan untuk memenuhi pesanan saudara No. ………… tanggal ……………..

 

-          We enclose herewith our invoice No ……….. amounting to $/Rp ……….. covering against your order No ……….. of ………………..

Dengan ini kami lampirkan faktur kami No …… sejumlah $/Rp ….. yang mencakup pesanan saudara No ….. tanggal …………

-          Will you let us have your cheque for the amount of the enclosed invoice No …. amounting to $/Rp ……. to cover against your order No. ….. of ……

Harap kirimkan pada kami cek saudara untuk sejumlah faktur terlampir sejumlah $/Rp …… untuk menutupi pesanan saudara No. …. tanggal ……... 

-          We are pleased to enclose our invoice No …. For the goods your ordered on …

Dengan senang hati kami lampirkan faktur kami No ….. untuk barang-barang yang saudara pesan tanggal ….. 

Sending out statement 

-          We have pleasure in sending herewith a statement of account for all transactions in March, 1993. Please check the entries and if you find them correct, kindly remit the total of $/Rp …… to cover your orders No ….., No ……. and No …..

Dengan senang hati kami kirimkan bersama ini suatu statement atas semua perkiraan-perkiraan saudara untuk semua transaksi bulan Maret 1993. Mohon diperiksa angka-angkanya dan jika ternyata benar, mohon kirimkan uang sejumlah $/Rp ……. untuk menutup pesanan-pesanan saudara No. ….. No….. dan No……

-          We are pleased to enclose/send a statement of your account amounting to $/Rp …….. for all transactions from May up to August 1993.

Dengan senang hati kami lampirkan/kiriman suatu statement atas perkiraan-perkiraan saudara sejumlah $/Rp …. Untuk semua transaksi dari mulai Mei sampai dengan bulan Agustus 1993. 

B.     Closing paragraph

-          We should be pleased to receive your settlement.

Kami sangat senang untuk menerima penyelesaian saudara.  

-          We should be pleased if you would send us your payment by return.

Kami sangat senang jika saudara mengirimkan pembayaran saudara secepatnya. 

-          We look forward to your remittance by return.

Kami menunggu kiriman saudara secepatnya. 

Contoh 29 :

 

115

Answer the following question.

a.       When was the order no. 23P sent ?

b.       What was enclosed with the letter ?

c.       When would the goods be despatched ?

d.      What discount was given by New International Paint Company ?

e.       How much should be paid by PT. Maphilindo Raya ?

 

Contoh 30 : Invoice

 

115

 

 

 

Contoh 31 :

 

115

Answer the following sentences :

a.       Who sent the statement ?

b.       How many invoices were enclosed on the statement ?

c.       What is the total amount to be paid by PT. Mahkota Raya ?

d.      What was enclosed with the letter ?

e.       What does “We” in paragraph 2 refer to ?

   

           

     

 

Language study

-    According to our records …….

Menurut catatan-catatan kami ………….

-    We enclose herewith ……

Dengan ini kami lampirkan

-    We would like to remind you that ……

Kami ingin mengingatkan saudara bahwa………

Now translate the following sentences into English.

a.       Menurut catatan-catatan kami, kami belum menerima pembayaran saudara untuk bulan lalu.

b.       Menurut catatan-catatan kami, saudara belum menyelesaikan pembayaran saudara sejumlah Rp. 5,000,000.00

c.       Bersama surat ini kami sertakan satu lembar salinan perkiraan-perkiraan saudara untuk bulan lalu.

d.      Kami ingin mengingatkan saudara bahwa syarat-syarat pembayaran kami adalah 30 hari.

e.       Menurut catatan kami, saudara belum membayar barang-barang yang saudara pesan bulan Mei lalu.

f.        Bersama surat ini kami lampirkan satu lembar kwitansi resmi kami.

Key words

cover/v                                            menutupi

amount/n                                        jumlah

cheque/n                                         cek

account/n                                        rekening

find/v                                              menemukan

correct/adj                                      benar

correct/v                                         mengoreksi

correction/n                                    koreksi

transaction/n                                  transaksi

settlement/n                                    penyelesaian

settle/v                                             menyelesaikan

remittance/n                                   kiriman

remit/v                                            mengirimkan

available/adj                                   tersedia

stock/n                                            persediaan

reach/v                                            mencapai

copy/n                                             salinan

remind/v                                         mengingatkan

arrange/v                                        menyiapkan

record/n                                          mencatat

period/n                                          periode

Exercises

1.       Write sentences remind your customers for the following

a.       full payment must be made within 30 days on receipt of the goods.

b.       that their last two accounts have not yet been settled.

c.       that your terms are 30 days from receipt of invoice

2.       Send their invoice for the goods to be sent to PT. Banjaran Abadi Raya, 22 Jln. Mancuaria Raya, Jaya Pura, Irian Jaya. The order No. 22PP is for 100 x Cat Ref No. 3 at Rp. 25,000 per unit, 200 x Cat. Ref. No. 65 at Rp. 32,000 per unit. There is a 15% discount. Terms are 30 days with an additional 2.5% discount if the goods will be despatched in three cases marked DC1/DC2/DC3 and will be shipped on M.V. Jaya Tunggal Satu.

3.       Send a statement to PT. Pollima Inti Jaya, 23 Jln. Sukadana Raya, Manado 12000, Sulawesi Utara. The items are invoices No. 23T on 23 July for Rp. 23,500,000.00, No. 25B on 29 July for Rp. 14,750,000,00 and No. 63Z on 5 August for Rp. 21,000,000.00. Terms are 30 days.

Making and Acknowledging Payment 

Dengan diterimanya surat dari penjual yang memberitahukan bahwa pembayaran sudah jatuh tempo, maka pihak pembeli berkewajiban menyelesaikan pembayaran sesuai dengan jumlah yang tercantum pada tagihan berdasarkan faktur atau perincian terlampir. Setelah semuanya diperiksa dan ternyata jumlah yang harus diselesaikan sesuai dengan catatan-catatan yang ada pada bagian pembukuan perusahaan, maka selanjutnya perusahaan akan menyelesaikan pembayaran kepada pihak penjual. Hal ini perlu sekali diperhatikan karena erat kaitannya dengan pesanan-pesanan di waktu yang akan dating. Penyelesaian pembayaran dapat dilakukan dengan berbagai cara, yakni : dengan tunai, dengan menyerahkan cek, dengan pos wesel atau dengan transfer melalui bank.

Dengan cara apapun pembayaran dilakukan kepada pihak penjual, pihak pembeli harus memberitahukannya melalui sepucuk surat bahwa pembayaran sudah dilakukan/diselesaikan. Dalam surat ini pembeli tentu tidak lupa mengucapkan terima kasih atas kerja samanya dan tentu tidak lupa pula untuk minta dikirimkan bukti penerimaan resmi dari penjual bahwa pembayaran sudah dilakukan/diselesaikan.

Dan sebaliknya, bagi pihak penjual pun, dengan diterimanya pembayaran atau pelunasan dari pihak pembeli tentu hal ini tidak didiamkan begitu saja walaupun tagihan sudah diterima. Pihak penjual perlu memberitahukannya secara tertulis pula bahwa pembayaran sudah diterima dan sekaligus mengucapkan terima kasih atas penyelesaian yang diterima dan juga tidak lupa menyampaikan harapan untuk mendapatkan pesanan berikutnya.

Maksud/tujuan membuat surat :

1.       Untuk memberitahukan kepada pihak penjual bahwa pembayaran sudah diselesaikan.

2.       Untuk memberitahukan kepada pihak pembeli bahwa pembayaran sudah diterima.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam making and acknowledging payment.

1.       To accompany payment

A.     Opening paragraph

-    Thank you for your invoice No. ……… of ……………..

Terima kasih atas faktur saudara No. ………. Tanggal …………………

-    Thank you for your letter of …….. and enclosed invoice No. ………….

Terima kasih atas surat saudara tanggal ……… dan faktur terlampir No. ………...

-    We have received your letter of ……….. and enclosed invoiced No. …..

Kami sudah menerima surat saudara tanggal …………….. dan faktur terlampir No ……………….

B.     Reporting an instruction/action

-          We have instructed our bank to remit the sum of $/Rp ………. for the credit of your account at bank …………….

Kami sudah mengintruksikan bank kami untuk mengirimkan uang sejumlah $/Rp…………..untuk dikreditka di rekening  saudara pada bank……….

-          We enclose herewith our cheque No ……………… amounting to $/Rp……..in settlement of your invoice  No…………..

Dengan ini kami lampirkan cek kami No……… sejumlah $/Rp…….. sebagai penyelesaian faktur saudara No………..

C.     Closing paragraph

-          Please send us your official receipt for this settlement.

Harap kirimkan kami tanda terima resmi saudara untuk penyelesaian ini.

2.       To acknowledge payment

A.     Opening paragraph

-          Thank you for you letter of …………. Advising us that you have instructed your bank to remit the su of $/Rp …….

Terima kasih atas surat saudara tanggal…………. Yang memberitahukan kami bahwa saudara telah mengintruksikan bank saudara untuk mengirimkan uang sejumalh $/Rp ………….

-          Thank you for your credit transfer you have made to our account at bank…….

Terima kasih atas  transfer kredit saudara yang saudara lakukan pada rekening kami pada bank……….

-          Thank you for your letter of………… enclosing a cheque for $/Rp …….. in ful settlement of our invoize No……..  

Terima kasih atas surat saudara tanggal………… yang melampirkan selembar cek sejumlah $/Rp………… untuk pembayaran penuh atas faktur kami No…………

B.     Describing action

-          Our bank has advised us that they have received the amount of $/Rp……. in settlement of our invoice.

Bnk kami sudah memberitahukan kami bahwa mereka sudah menerima uang sejumlan $/Rp ………… untuk penyelesaian faktur kami No…….

C.     Closing paragraph

-          We thank you for your prompt settlement of the invoice and look forward to receving your next order.

Kami ucapakan terima kasih atas penyelesaian saudara yang cepat atas faktur kami dan kami menunggu pesanan saudara berikutnya.

-          We enclose our official receipt and hope you will be satisfied with the goods we sent.

Dengan ini kami lampirkan tanda terima resmi kami dan kami harap saudara akan puas dengan barang yang kami kirim.

-          We are pleased to enclose our official receipt and look forward to receiving your next order.

Dengan senang hati kami lampirkan tanda terima resmi kami dan kami menunnggu pesanan saudara selanjutnya.

Contoh 33 : balasan contoh 29

 

Answer the following question :

a.       What is the subject of letter above?

b.       What does “We” in paragraph 1 refer to?

c.       What did they do to remit the money?

d.      How much did they remit to settle the payment?

e.       What did they ask for with the letter?

Contoh 34 : balasan contoh 33

 

Answer the following question :

a.       What was Mr. Martin Wegner?

b.       Why did Mr. Martin reply to the letter?

c.       Has the payment been made?

d.      What did their bank advise?

e.       What did they enclose with the letter above?

Language study

-          We have instructed ………..

Kami sudah mengintruksikan ……..

-          Our bank has also advised us ………

Bank kami juga telah memberitahu kami ………

-          Thank you very much for ………

Terima kasih banyak atas ………

Now translate the following sentences into English.

a.       Kami sudah mengintruksikan bank kami untuk mengirimkan uang sejumlah Rp 5.000.000,00.

b.       Kami sudah mengintruksikan bank kami untuk mentransfer uang sejumlah Rp 10.000.000,00 pada rekening saudara di bank …….. cabang Surabaya.

c.       Bank kami juga sudah memberitahu kami bahwa mereka sudah menerima kiriman saudara.

d.      Terima kasih atas penyelesaian saudara untuk pesanan saudara bulan Juli.

e.       Kami sangat berterima kasih atas cek yang saudara kirimkan sebagai pembayaran pesanan saudara.

f.        Bank kami sudah memberitahukan kami bahwa uang yang saudara transfer bulan lalu sudau dikreditkan ke rekening kami.

Key words

report/v                                           melaporkan

report/n                                          laporan

instruct/v                                        mengintruksikan

instruction/n                                   intruksi

part/n                                              bagian

official/adj                                      resmi

sum/n                                              jumlah

excute/v                                           melaksanakan

execution/n                                     pelaksanaan

advise/v                                           memberitahukan

detailed/adj                                     terperinci

mark/n                                            tanda

mark/v                                            menandai

Exercises

1.      Write sentences to desribe payment of the following:

a.       transfer – completed – 23 July

b.       payment – sent – to your bank

c.       cheque – credited – to your account

2.      Write a letter from PT. Data internusa Raya Jln. Pinang Raya 24 Jakarta, 10007 to PT. Delta Molita, 27 Jln. Griya Agung Utama Medan 32001, Sumatera Utara. PT. Delta has received a letter and invoice No. 11A dated 15 August, and has asked their bank to transfer Rp 23,000,000.00 to PT. Delta’s account at bank Nusa Raya in Jakarta.

 

3.      Write a letter from PT. Delta Molita to PT. Data Internusa. Acknowledge the receipt of their letter and say that their bank has received the transfer made by PT. Data Internusa and enclose their official receipt.

Collection letters 

Sebagaimana telah diketahui bahwa dalam dunia perdagangan, sebagian besar transaksi perdagangan dilakukan dengan kredit. Jika suatu transaksi dilakukan dengan kredit, ini berarti bahwa penjual menyetujui pembayaran akan diterimanya di kemudian hari dan pihak pembeli pun berjanji akan memenuhi kewajibannya di kemudian hari pula sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati.

Setelah kredit jatuh tempo, pihak penerima kredit tentu harus melunasi kewajibannya sesuai dengan apa yang telah disepakati semula. Pihak pemberi kredit pun tentu berharap bahwa pelunasan akan diterima sesuai dengan waktunya. Namun, dalam dunia perdagangan, hal-hal yang diluar dugaan bias saja terjadi. Misalnya : pihak penerima kredit tidak dapat menepati janjinya karena alas an-alasan tertentu, atau mungkin juga memang tidak mempunyai itikad baik sehingga selalu berusaha untuk mengulur-ulur waktu.

Sedangkan bagi pihak pemberi kredit atau penjual, keterlambatan dalam penerimaan pelunasan kredit jelas hal ini sangat merugikan. Karena keterlambatan penerimaan pelunasan, maka proses penagihan pun berlangsung. Bagian pembukuan segera membuat suatu daftar perhitungan yang harus diselesaikan dan dikirimkan kepada pihak yang berhutang. Dengan diterimanya surat beserta perinciannya ini, maka diharapkan penyelesaiannya akan dapat diterima secepatnya sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam surat tersebut.

Dalam surat tagihan ini, meskipun sifatnya mengingatkan pihak pembeli atau penerima kredit atas kewajiban yang harus segera dipenuhinya, isi surat harus bersikap sopan dan langsung pada tujuannya. Yang perlu sekali diingatkan adalah bahwa pembayaran sudah lewat waktu dan perlu diselesaikan segera.

Dalam mengirimkan surat tagihan, perlu juga diperhatikan antara pelanggan lama dan pelanggan baru. Bila surat tagihan yang ditujukan kepada pelanggan lama penekanan pembayarannya diawali dengan pernyataan yang cukup menyentuh agar pelunasan dapat segera diterima, tidak demikian  halnya pada pelanggan baru. Hal ini perlu diperhatikan karena tujuannya tidak lain adalah untuk tetap menjaga hubungan baik di masa-masa mendatang dengan pelanggan lama. Sedangkan surat tagihan yang ditujukan pada pelanggan baru bias saja langsung pada pokok persoalannya.

Setelah dalam jangka waktu yang diberikan ternyata pihak yang berutang belum juga melunasi utangnya, maka surat tagihan kedua harus segera dikirimkan. Dalam surat tagihan kedua pihak pemberi kredit biasanya masih tetap dapat mengendalikan diri walaupun surat pertama tidak mendapat tanggapan samasekali. Isi surat kedua harus tetap bersikap sopan, hanya sedikit lebih tegas jika dibandingkan dengan surat pertama.

Dengan dikirimnya surat tagihan kedua, pihak yang berutang belum tentu akan melunasi hutangnya sesuai dengan yang diharapkan. Kalau memang usaha kedua ini masih belum membawa hasil, maka pihak pemberi kredit atau pihak penjual perlu memberitahukan bahwa perusahaannya akan menyerahkan persoalan ini kepada pihak ketiga. Misalnya : ahli/bagian hokum perusahaan untuk menyelesaikannya atau juga pihak lain yang bias menyelesaikannya dengan cepat. Surat ketiga ini terpaksa dikirimkan karena memang sudah tidak ada lagi jalan lain untuk menyelesaikannya.

Maksud/tujuan membuat surat :

-          Untuk memberikan peringatan-peringatan guna menyelesaikan pembayaran yang sudah lewat waktunya.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam collection letters:

1. First reminder/peringatan pertama

A. Opening paragraph

-    We wish to draw your attention to our invoice No ……….. for the sum of US$/Rp. ……… which we have not yet received.

Kami mohon perhatian saudara atas faktur kami No ….. untuk uang sejumlah US$/Rp……… yang belum kami terima.

-    We should be glad if you would pay attention to our invoice No. ……. Dated ….. which still remains unpaid.

Kami sangat senang jika saudara memperhatikan faktur kami No ….. tertanggal ….. yang masih belum dibayar.

-    We notice that our invoice No…….. which has due for payment on ….. is still outstanding.

Kami perhatikan bahwa faktur kami No…. yang sudah jatuh tempo pembayarannya pada tanggal ….. masih belum diselesaikan.

-    We regret having to remind you that we have not yet received payment of the balance of US$/Rp ………..

Dengan menyesal kami terpaksa mengingatkan saudara bahwa kami belum menerima pembayaran untuk saldo sebesar US$/Rp. …….

B.     Closing paragraph

-    We should be glad to receive your cheque by return.

Kami sangat senang untuk menerima cek saudara secepatnya.

-    We look forward to receiving your remittance by return.

Kami menunggu kiriman saudara secepatnya.

-    We trust you will settle this amount within the next few days.

Kami yakin saudara akan menyelesaikan jumlah ini dalam tempo beberapa hari mendatang.

2. Second reminder/peringatan kedua

A.     Opening paragraph

-    We hope it will not be necessary to send you any further reminders.

   Kami harap tidak akan perlu lagi mengirimkan saudara surat peringatan selanjutnya.

-    We trust you will now attend to this matter without further delay.

Kami percaya sekarang saudara akan memperhatikan masalah ini tanpa menundanya lagi.

-    On ………. we wrote reminding you that on ……………

we sent you our statement for May, 1993 showing a balance of US$/Rp …….. outstanding and due for payment by April.

Pada tanggal …….. kami menulis untuk mengingatkan saudara bahwa tanggal ……. kami mengirimkan saudara statement kami untuk bulan Mei 1993 yang menunjukkan saldo sebesar US$/Rp ……. belum diselesaikan dan jatuh tempo pembayarannya adalah sebelum bulan April.

-    We have not heard from you since we wrote on ………… about the unsettled balance of US$/Rp ……… on your account.

Kami belum mendapat kabar dari saudara sejak surat terakhir kami tertanggal …….. mengenai saldo yang belum terselesaikan sebesar US$/Rp… atau perkiraan saudara.

B.  Closing paragraph 

-    We hope it will not be necessary to send you any further reminders.

Kami harap kami tidak perlu lagi mengirimi saudara surat peringatan lebih lanjut.

-    As the amount is considerably overdue, we should be pleased to receive your payment by return.

Karena jumlah tersebut benar-benar sudah sangat terlambat, kami akan sangat senang menerima pembayaran saudara secepatnya.

3. Third reminder/peringatan ketiga

A.     Opening paragraph

-    As we had no reply to our previous requests for payment of our invoice No …. dated ……. we must now ask you to remit the amount due by the end of this month.

Karena kami tidak mendapat balasan atas permintaan-permintaan pembayaran kami terdahulu atas faktur kami No ……… tangga……., sekarang kami meminta saudara untuk mengirimkan jumlah yang sudah jatuh tempo sebelum akhir bulan ini.

-    We note with surprise and disappointment that we had no replies to our two previous requests for payment of our invoice No …. Dated ……

Kami merasa heran dan kecewa karena kami tidak mendapatkan balasan atas dua surat permintaan pembayaran kami terdahulu untuk faktur kami No ….. tertanggal ………….

-    It is very difficult un understand why we have not heard from you in reply to our two letters of ……. and ……….

Sangat sukar dimengerti mengapa kami belum mendengar dari saudara sebagai balasan dan pucuk surat kami terdahulu tanggal …. dan tanggal ..…

B.  Closing paragraph 

-    Unless we receive your settlement by the end of this month, we shall have no choice but to take other steps.

Jika kami tidak menerima penyelesaian saudara sebelum akhir bulan ini, kami tidak punya pilihan lain, kecuali mengambil langkah-langkah lain.

-    Unless we receive your payment in full settlement by the end of this month, we shall instruct our solicitor to recover the amount due.

Jika kami tidak menerima penyelesaian pembayaran saudara seluruhnya sebelum akhir bulan ini, kami akan menginstruksikan pengacara kami untuk memperoleh kembali uang yang jatuh tempo.

Contoh 35 : First reminder

 

Answer the following question :

a.       Who does “We” in paragraph 1 refer to ?

b.       Why did they send the letter ?

c.       How much should e settled by PT. Mahkota Raya Abadi ?

d.      What did they enclose with the letter ?

e.       Has Mr. Ramlan received the payment ?

Contoh 36 : Second reminder

 

Answer the following question :

1. Why did they send the second reminder ?
2. When did they write the ifr
3. Did they get  any reply to the first reminder?
4. A balance of Rp 15,500,000.00 is still outsanding. Why?
5. Why did they need at least an explanation of the delay?

Contoh 37 : Third reminder

 

Answer the following question:

a.       How many times have they reminder?

b.       Was it still difficult for them to receive the payment?

c.       When did they have to settle  the payment?

d.      What would happen if they could not settle the payment within fourtee days?

e.       Why did they have to take this step?

Language study

-          We regret having to remind you that ……..

Dengan menyesal kami terpaksa mengingatkan saudar bahwa ……..

-          Unless we receive ……….

Jika kami tidak menerima pembayaran ……..

-          We are sure that ……. 

Kami yakin bahwa ……..

Now translate the following sentences into English:

a.       Dengan menyesal kami terpaksa mengingatkan saudar bahwa kami belum pernah menerima pembayaran saudara untuk pesanan 3 bulan lalu.

b.       Dengan sangat menyesal kami terpaksa mengingatkan saudara bahwa kami belum menerima pesanan kami.

c.       Jika kami tidak menerima pembayaran saudara pada akhir bulan ini, kami terpaksa mengambil langkah-langkah lain.

d.      Jika kami tidak menerima penyelasaian saudar secepatnya, kami terpaksa menyerahkan hal ini kepada pihak ke tiga untuk menyelesaikannya.

e.       Kami yakin bahwa saudar dapat mnyelesaikannya sebelum akhir bulan ini.

f.        Kami yakin bhwa saudara tidak akan menunda pembayaran saudara lagi.

Key words  

collect/v                                              mengumpulkan

collection/n                                        kumpulan

draw/v                                               menarik

attention/n                                         perhatian

reminder/n                                        surat peringatan

glad/adj                                              gembira

outstanding/adj                                 belum diselesaikan

notice/n                                              memperhatikan

notice/n                                              pemberitahuan

hope/v                                                mengharap

hope/n                                                harapan

hear/v                                                 mendengar

considerably/adv                               sangat

owe/v                                                  berhutang

trust/v                                                mempercayai

matter/n                                             masalah

delay/v                                               menunda

delay/n                                               penundaan

show/v                                                memperlihatkan

previous/adj                                      terdahulu

unreasonable/adj                              tidak beralasan

fail/v                                                   gagal

quote/v                                               memberikan

overdue/adj                                       terlambat

necessary/adj                                     perlu

difficult/adj                                       sukar

consideration/n                                 pertimbangan

Exercises

1.       Send out a first reminder from PT. Daksinapati Inti Sejahtera, 12 Jln.Muara Raya, Bandung 12002 Jawa Barat to PT. Polima Inti Jaya, 23 Jln. Sukadana Raya, Manado 12000, Sulawesi Utara. The item are invoice No. 47AB on 1 July for Rp 26,750,00.00, No. 49BB ON 10    July for Rp 30,000,000.00,  No. 62 BC on 23 July for Rp 15,250,000.00 and No. 66CC on 1 August for Rp 20,000,000.00. Terms are 30 days

2.       Send out second reminder and state that you have to remind them again as the balance of Rp 93,000,000.00 is still outsanding. Ask them to settle the balance within the nex few days or at least thay can give an explanation for the day.

3.       Send out thirdreminder and state that you have reminded them twice, but never got any reply to your two previous letters.

Ask them to settle the payment within that you will have to take a legal action to recover the money.

Complaining Letters

 

Penjual tentu menyadari sekali bahwa pelnggan atau pembeli adalah segalanya. Untuk tidak membuat kecewa, penjual tentu akan berupaya sebaik mungkin untuk melayani pelanggan atau pemebeli. Dengan berbagai cara, penjual senantiasa memberikan suatu kepuasan kepada pelanggan. Semua yang dilakukan tentu bertujuan tiada lain untuk menghindari kekecewaan pelanggan.

Meskipun penjual berupaya sedemikian rupa untuk memberikan yang terbaik bagi pelanggan atau pembeli, bagaimanapun suatu saat pelanggan atau pembeli akan mengeluh pada penjual. Keluhan ini bisa saja karena keterlambatan dalam pengiriman baran, mutu barang yang diterima ternyata tidak cocok dengan barang yang pernah ditawarkan atau contoh barang yang diperlihatkan, jumlah barang yang diterima ternyata tidak sesuai dengan barang yang dipesan atau catatan yang terdapat pada faktur dan lain sebagainya.

Karena salah hal tersebut di atas mungkin juga karena hal-hal lainnya, tentu pelanggan atau pembeli akan mengirim suatu surat pengaduan atau keluhan kepada penjual yang menyatakan ketidakpuasannya atas apa yang telah diterima sehubungan dengan transsaksi yang dilakukan.

Dalam mengajukan suatu keluhan atau pengaduan, pelanggan atau pembeli harus mengungkapkannya cecara jelas, sopan dan langsung pada tujuan. Untuk lebih mempercepat dan mempermudah proses penanganannya bagi penjual, suatu surat pengaduan sebaikny aditulis dengan mencantumkan nomer pesanan, jenis barang, tanggal pengiriman, dan lainnya yang dirasa perlu.

Maksud/tujuan membuat surat:

1.       Untuk menyatakan keluhan karena keterlambatan dalam pengiriman barang.

2.       Untuk menyatakan keluhan karena barang yang diterima tidak cocok dengan pesanan.

3.       Untuk menyatakan keluhan bahwa barang yang diterima ternyata dalam keadaan rusak.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam complaining letters:

1.       Keterlambatan dalam penerimaan barang

A.     Opening paragraph

-          The godds we orderd from you on ………should have reached us two weeks ago.

Barang-barang yang kami pesan dari saudara tanggal ………… seharusnya sudah tiba pada kami dua minggu yang lalu.

-          The goods we ordered from you on ……….have not yet been delivered.

Barang-barang yang kami pesan tanggal …….. belum dikirimkan.

-          We regret having to report that we have not yet received the goods we ordered on ………

Kami menyesal karena terpaksa melaporkan bahwa kami belum menerima barang-barang yang kami pesan pada tanggal ………..

B.     Closing paragraph

-          Weshall be glad if you will look into the matter at once nd let us know the reason for the delay.

Kami sangat senang jika saudara bersedia menyelidiki masalah ini dan segera memberitahukan kami alasan penundaannya.

-          We feel there must be some explanation of the delay and wait your reply.

Kami merasa bahwa harus ada suatu penjelasan atas keterlambatannya dan kami menunggu balasan saudara.

2.       Karena barang yang diterima dalam keadaan rusak

A.     Opening paragraph

-          We are sorry to report the one of the cases we received last week was badly damaged.

Kami sangat menyesal melaporkan bahwa salah satu peti yang kami terima minggu lalu dalam keadaan rusak berat.

-          We are writing to let you know that case No. ……….despatched under your advice of ……….was badly damaged whe received.

Kami menulis untuk memberitahukan saudara bahwa peti No……..yang dikirimkan melalui pemberitahuan saudara tanggal ………. ternyata rusak berat sewaktu kami terima.

B.     Closing paragraph

-          We shall be glad to learn that you are prepared to make some allowance for the damage.

Kami sangat senang mendengar bahwa saudara bersedia mengganti kerusakan.

-          We should be obliged if you could investigate these matters as soon as possible and let us have your comments.  

Kami sangat berterima kasih kalau saudara dapat menyelidiki masalah-masalah ini dan memberi kami bagaimana tanggapan saudara.

3.       Karena mutu barang tidak sesuai dengan contoh

A.     Opening paragraph

-          We have received a number of complaints from several customers concerning the goods you desptched on ………

Kami terlah menerima sejumlah keluhan dari beberapa pelanggan mengenai barang-barang yang sudah kirimkan tanggal …….

.

-          When we came to examine the goods we received on ... We found that …….

Ketika kami memeriksa barang-barang yang kami terima tanggal ……..kami menemukan bahwa……….

B.     Closing paragraph

-          We look forwad to hearing that the replacement will be sent by return.

Kami menunggu khabar dari saudara bahwa penggantinya akan dikirimkan secepatnya.

-          We look forward to having your comments by return.

Kami menunggu tanggapan-tanggapan saudara secepatnya.

Contoh 38: Keterlambatan dalam penerimaan barang

 

Answerthe following question.

a.       Why did Mr. Riyanto send the letter?

b.       When did they order the television?

c.       Have they received their order?

d.      Who was the television for?

e.       Did they still want to continue business with PT. Jakarta Electronic?

Contoh 39 : Barang yang diterima tidak sesuai dengan contoh

  

Answer the following question :

a.       What error has been made with the order?

b.       What is the order number of the goods?

c.       Did the sample match the order they sent?

d.      Did the quality of the goods suit their needs?

e.       What did they want the seller to do?

Contoh 40: Barang yang diterima dalam keadaan rusak

 

    

Answer the following question :

a.       How many copies of dictionary did they order ?

b.       How many copies were damaged ?

c.       Why did Mr. Anwar receive them without asking any questions ?

d.      Who unpacked the dictionaries ?

e.       What has caused the damage of the dictionaries ?

Language study

-          The goods should have reached us ……………

Barang-barang itu seharusnya sudah tiba pada kami …………

-          The goods we ordered from you …………

Barang-barang yang kami pesan dari saudara …………….

-          We hope you will understand. ………..

Kami harap saudara akan mengerti ………..

Now translate the following sentences into English :

1. Barang-barang yang kami pesan seharusnya sudah sampai pada kami minggu lalu.
2. Pesanan itu seharusnya sudah tiba di gudang kami dua minggu lalu
3. Bahan-bahan yang kami pesan dari saudara belum kami terima sama sekali.
4. Barang-barang itu belum dikirimkan pada kami.
5. Kami harap saudara dapat mengerti bahwa kami masih dalam kesulitan keuangan
6. Pesanan-pesanan saudara akan kami kriimkan minggu ini.

Key words

complain/v                                      mengadu, mengeluh

complaint/n                                    pengaduan, keluhan

deliver/v                                          mengiriman

case/n                                              peti

suppy/v                                           memenuhi, menyediakan

feel/v                                               merasa

allowance/n                                    tunjangan

allow/v                                            mengizinkan

prepare/v                                        menyiapkan

investigate/v                                   menyelidiki

investigation/n                                penyelidikan

late/adj                                            terlambat

guarantee/n                                    jaminan

guarantee/v                                    menjamin

similar/adj                                      sama, serupa

date/n                                              tanggal

reliable/adj                                     dapat dipercaya

undertake/v                                    menjalankan

place/n                                            tempat

place/v                                            menempatkan

rely/v                                               tergantung

match/v                                           cocok

choice/n                                          pilihan

cancel/v                                           membatalkan

poor/adj                                          buruk, jelek

damaged/adj                                  rusak

assume/v                                         mengira, menganggap

replace/v                                         mengganti

replacement/n                                pengganti

Exercises

1.       Write sentences to request the following actions.

a.       to replace the damaged goods.

b.       to despatch the goods of receipt transfer.

c.       to give an explanation of the delay.

2.       Write a letter from PT. Manunggal Jaya Abadi, 24 Jln. Pengarean Diponegoro Palembang 10012, Sumatera Selatan to PT. Antar Nusa Sejahtera 12 Jln. Gunung Mulia, Jakarta 10000, complaining about the delay of the order No. 34CC.

3.         Write a letter from PT. Inti Jaya Prima Abadi, 222 Jln. Cahaya Sakti, Medan 20008, Sumatera Utara to PT. Abadi Raya Perkasa, 56 Jln. Perdana Raya, Semarang 30002 Jawa Tengah, complaining about the goods that they received didn’t match the samples they got. 
Replying to Complaints

 

Dengan diterimanya surat keluhan atau pengaduan dari pelanggan atau pembeli, penjual tentu tidak akan mendiamkannya begitu saja. Perusahaan, khususnya bagian penjualan atau pemasaran tentu harus cepat mengantisipasi keluhan atau pengaduan yang diterima. Keluhan yang diterima bisa saja suatu keluhan yang sengaja dibuat-buat dan tentu ada pula keluhan yang dibuat berdasarkan kebenaran atau apa yang dialami sendiri oleh pelanggan atau pembeli.

Bagaimanapun bentuk keluhan yang diterima, pihak perusahaan atau bagian yang menangani penjualan tentu harus dapat menerimanya dengan lapang dada. Sebelum keluhan dibalas tentu perlu diteliti terlebih dahulu, karena kesalahan-kesalahan mungkin saja benar terjadi dari pihak penjual dan lain sebagainya. Namun bisa juga kesalahan terjadi pada saat pengepakan atau pengambilan barang dari gudang dan lain sebagainya.

Dalam membalas suatu surat keluhan yang diajukan pelanggan atau pembeli, walaupun perusahaan yakin tidak melakukan suatu kekeliruan, surat balasan harus ditanggapi dengan sebijaksana mungkin. Perusahaan tidak boleh bersikeras bahwa kesalahan bukan terjadi dari pihak perusahaan atu menyatakan bahwa barang sudah dikirim sesuai dengan apa yang dipesan atau alas an lainnya. Atau mungkin juga setelah diadakan pengecekan lebih lanjut, tapi perusahaan masih ragu-ragu mengapa hal itu sampai terjadi, maka untuk itu sebaiknya kembali saja kepada prinsip bahwa pelanggan selalu benar.

Maksud/tujuan membuat surat

1.       Untuk meminta maaf atas kesalahan-kesalahan.

2.       Untuk minta maaf atas keterlambatan dalam pengiriman pesanan.

3.       Untuk minta maaf karena mutu barang yang dikirimkan ternyata tidak cocok dengan contoh.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam replying to complaints:

1.       Keterlambatan dalam penerimaan barang

A.  Opening paragraph

-          We are very sory that you should have caused to complain about delay in the delivery of your order.

Kami sangat menyesal sehingga saudara terpaksa mengeluh atas keterlambatan pengiriman pesanan saudara.

-          We are very sorry to learn from your letter of ….. that the goods we sent to your order of …… didn’t reach you until last week.

Kami sangat menyesal mendengar dari surat saudara tanggal ….. … bahwa barang-barang yang kami kirimkan untuk memenuhi pesanan saudara tanggal …… belum sampai pada saudara sampai minggu lalu.

B.   Closing paragraph

-          We hope you will be satisfied with the arrangement we have now made and apoligize for the inconvenience you have suffered.

Kami harap saudara akan puas dengan apa yang telah kami lakukan dan kami mohon maaf atas ketidakpuasan yang telah saudara alami.

-          We assure you we are doing all we can to spped up delivery and offer our apologies for the inconvenience you suffered.

Kami jamin bahwa kami akan melakukan segala yang dapat kami lakukan untuk mempercepat pengiriman dan kami menyampaikan permohonan maaf kami atas segala ketidakpuasan yang saudara alami.

2.   Karena mutu barang tidak sesuai

A.  Opening paragraph

-          We note with regret that you are not satisfied with the quality of the goods supplied to your order No. ….. of ……

Dengan penuh penyesalan kami perhatikan bahwa saudara tidak puas dengan mutu barang yang kami sediakan untuk memenuhi pesanan saudara No…… tanggal …..

-          We are very disturbed at the complaint contained in your order of ……

Kami sangat terganggu dengan pengaduan atas pesanan saudara tanggal …..

-          We are very sorry to learn the that you are not satisfied with the quality of the goods we sent on …..

Kami sangat menyesal mendengar dari saudara bahwa saudara tidak puas dengan mutu barang-barang yang kami kirimkan tanggal…….

B.   Closing paragraph

-          We hope this will settle all the matters.

Kami harap ini akan menyelesaikan semua masalah

-          We regret the trouble we have caused you

Kami menyesal atas kesulitan yang telah saudara alami.

-          We trust that what we have made will satisfy you and look forward to receiving your further orders.

Kami percaya bahwa apa yang telah kami lakukan akan memuaskan saudara dan kami menunggu pesanan-pesanan saudara berikutnya.

3.   Karena barang yang diterima dalam keadaan rusak

A.  Opening paragraph

-    We hasten to reply to your letter of …. And to apologize for the unfortunate damage you pointed out.

Kami segera membalas surat saudara tanggal …… dan kami mohon maaf atas kerusakan yang patut disayangkan yang saudara tunjukkan.

-    Thank you for your letter of ….. It has given us the opportunity to put know the most unfortunate damage.

Terima kasih atas surat saudara tanggal ….. Hal tersebut telah memberi kami suatu kesempatan untuk mengetahui kerusakan yang sangat disayangkan.

B.   Closing paragraph

-    We apologize for any inconvenience you have suffered.

Kami mohon maaf atas segala ketidakenakan yang telah saudara alami.

-    We apologize once more for the unfortunate damage and have taken steps  to prevent repetition.

Kami sekali lagi mohon maaf atas kerusakan yang patut disayangkan dan kami telah mengambil langkah-langkah untuk mencegah terulangnya hal yang sama.

Contoh 41: Balasan contoh 38

 

Answer the following questions :

a.       Did Mr. Paul R. Halim agree that a delay had been made ?

b.       How did they usually send the goods ?

c.       Did they ask for apology?

d.      Did Mr. Halim know the situation before he got a letter from Mr. Riyanto ?

e.       What does “We” in the third paragraph refer to ?

Contoh 42: Balasan contoh 39

 

Answer the following questions :

a.       When was the above letter made ?

b.       Why did they get a letter from one of their customers ?

c.       Were their customers satisfied with the quality of the goods ?

d.      What was the mistake in the order ?

e.       What did they do after receiving the letter ?

Contoh 43 : Balasan contoh 40

 

  

   

Answer the following questions :

a.       How were the dictionaries when they reached them ?

b.       What would they do with the damaged dictionaries ?

c.       Would the replacement be sent by air ?

d.      What had they done to avoid further inconvenience ?

e.       What is the position of Mr. Tirta Setiabudi ?

Language study

-          We apologize for …….

Kami mohon maaf atas …………

-          We can assure you that …….

Kami dapat menjamin bahwa …..

-          We have learned from you letter

Kami sudah mengetahui dari surat saudara ……

Now translate the following sentences into English.

1. Kami mohon maaf atas terlambatnya kiriman kami.
2. Kami mohon maaf atas kesalahan-kesalahan yang kami lakukan dalam memenuhi pesanan saudara.
3. Kami dapat menjamin bahwa tidak akan ada lagi penundaan untuk pesanan saudara yang akan datang.
4. Kami yakin bahwa tidak akan ada lagi kerusakan barang di waktu yang akan datang.
5. Kami sudah sering mendengar dari para pelanggan kami bahwa mutu barang-barang saudara kurang baik.
6. Kami mohon maaf atas ketidakenakan yang telah saudara alami.

Key words

hasten/v                                          mempercepat

cause/v                                            menyebabkan

cause/n                                            sebab

satisfied/adj                                    puas

satisfaction/n                                  kepuasan

satisfy/v                                          memuaskan

apologize/v                                     minta maaf

apologiy/n                                       maaf

prevent/v                                        mencegah

opportunity/n                                 kesempatan

damage/n                                        kerusakan

damaged/adj                                  rusak

unfortunate/adj                             patut disayangkan

repetition/n                                     pengulangan

certainly/adv                                  tentu saja

expense/n                                        biaya

carrier/                                           perusahaan angkutan

arrival/n                                         kedatangan

surprise/n                                       keheranan

practise/n                                        praktik

possible/adj                                    mungkin

situation/n                                      keadaan

inconvenience/n                             ketidakenakan

unaware/adj                                   tidak sadar

compare/v                                      membandingkan

faulty/adj                                        cacat

reluctant/adj                                  enggan

lose/v                                               kehilangan

Exercises

1.       Write a letter from PT. Sinar Atlas Semesta Raya, 32 Jln. Monginsidi, Jakarta 30001 to PT. Indah Perkasa Nusantara, 21 Jln. Tampomas, Pontianak 10002, Kalimantan Barat. Aplogize for the delay in delivery of their order No. 15TP.

2.       Write a letter from PT. Binaman Sejahtera, 22 Jln. Bumi Raya, Semarang 20002, Jawa Tengah to CV. Indah Permata, 75 Jln. Muara Karang, Jaya Pura 22001, Irian Jaya. Apologize for the damaged goods delivered to their order No. 34P and state that you will replace the damaged ones within 14 days.

Application Letters

 

Surat lamaran (application letter) pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan surat penjualan (sales latter) karena dalam surat lamaran, penulis berusaha meyakinkan pembaca atau penerimanya atas apa yang ditawarkannya. Dengan mengirimkan surat lamaran, pengirim berusaha menjual dan meyakinkan pembaca akan apa yang dimilikinya, seperti : pengetahuan, keahlian khusus/keterampilan yang dimiliki, pengalaman kerja serta kepribadian pengirim lamaran itu sendiri.

Karena pengirim surat lamaran berharap bahwa penerima/pembaca suratnya akan tertarik dengan apa yang dimiliki dan ditawarkannya, maka surat lamaran harus berisi kata-kata yang dapat membuat kesan positif dari penerima, sehingga penerima berkesimpulan bahwa dia telah mendapatkan seorang calon yang cocok untuk bekerja dengannya.

Yang perlu sekali diperhatikan dalam surat lamaran, selain harus bersih, rapih, jelas dan lengkap, pengirim surat harus mengatakan segalanya dengan jujur, sesuai dengan apa yang dimiliki.

Isi surat biasanya dimulai dengan alinea pembuka yang menyatakan mungkin surat dibuat untuk menanggapi suatu iklan di surat kabar atau majalah, berdasarkan informasi dari seorang teman atau memang sengaja memberanikan diri dengan harapan ada bagian yang cocok dengan pendidikan, keahlian dan pengalaman kerja yang dimiliki. Kemudian diteruskan dengan apa yang perlu diterangkan sehubungan dengan pendidikan dan pengalaman kerja. Pada bagian akhir surat biasanya diakhiri dengan alinea penutup yang menyatakan harapan serta kesediaan untuk mengikuti wawancara dan lainnya.

Selain hal-hal yang dijelaskan di atas, perlu pula diketahui bahwa ada surat lamaran yang dilampiri dengan riwayat hidup (curriculum vitae) dan ada pula surat lamaran yang tidak dilampiri dengan riwayat hidup. Surat lamaran yang tidak dilampiri dengan riwayat hidup, surat lamaran biasanya memberikan keterangan-keterangan lengkap mengenai :

1.       Personal data : meliputi tempat dan tanggal lahir, umur dan latar belakang pendidikan.

2.       Work experience, pengalaman kerja (kalau ada) dengan menyebutkan nama perusahaan, lama kerja dan alasan mengapa berhenti bekerja pada perusahaan sebelumnya.

3.       Special qualification : meliputi keterampilan/keahlian yang dimiliki, misalnya : computer, sekretaris, akuntansi dan bahasa asing yang dimengerti baik secara pasif atau aktif.

4.       Referensi : surat keterangan yang diberikan orang lain yang menerangkan sifat, tabiat dan kepribadian pelamar.

Sedangkan surat lamaran yang dilampiri dengan curriculum vitae (CV) dimulai dengan alinea pembuka yang menyatakan bahwa surat dibuat untuk menanggapi suatu iklan, atau berdasarkan informasi dari orang tertentu. Surat ini diikuti dengan penjelasan bahwa pelamar pernah bekerja dan mempunyai keahlian khusus serta diakhiri dengan harapan bahwa pelamar bersedia mengikuti wawancara.

Maksud/tujuan membuat surat

1.      Untuk menawarkan jasa/keterampilan agar dapat diterima untuk bekerja.

2.      Untuk meyakinkan pembaca/penerima surat lamaran agar pengirim dapat dipekerjakan.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam application letters:

A.  Opening paragraph

-          I would like to apply for the post of ….. in your company.

Saya ingin melamar untuk jabatan …. di perusahaan Anda

-          I have seen your advertisement for a …. And would like to apply for the post.

Saya sudah melihat iklan Anda untuk jabatan seorang ….. dan saya ingin melamar untuk jabatan tersebut.

-          In response to your advertisement in Jakarta Times, I would like to apply for the post of ….. in your company.

Menanggapi iklan di harian Jakarta Times, Saya ingin melamar untuk jabatan …. di perusahaan Anda.

-          With reference to your advertisement in Jakarta Post of ….. I would like to be considered for the post of … you offered.

Berkenaan dengan iklan Anda di Jakarta Post tanggal ……., Saya ingin dipertimbangkan untuk jabatan ….. yang Anda tawarkan.

-          Having read your advertisement in Jakarta Times of ….. I offer herewith my service for the post of ……

Setelah saya membaca iklan Anda di Jakarta Post tanggal ….. dengan ini saya menawarkan jasa saya untuk jabatan ……

-          Having heard from a friend of mine who works  for  your company that you need a ….. I herewith take the liberty of tendering my application.

Setelah saya mendengar dari seorang teman saya yang bekerja di perusahaan Anda bahwa Anda membutuhkan seorang ….. dengan ini saya memberanikan diri untuk mengajukan lamaran saya.

B.   Closing paragraph

-          I look forward to your reply.

Saya menunggu balasan Anda

-          I look forward to having your reply.

Saya menunggu balasan Anda

-          I would be glad to meet you for an interview and look forward to having your response.

Saya sangat senang untuk bertemu dengan Anda untuk suatu wawancara dan saya menunggu tanggapan Anda.

-          I  look forward to an opportunity of an interview in your office.

Saya menunggu suatu kesempatan untuk wawancara di kantor Anda

-          I would be very grateful if you would give me an opportunity of an interview.

Saya sangat berterima kasih jika Anda memberi saya suatu kesempatan untuk suatu wawancara.

Contoh 44:

 

Answer the following questions :

a.       What position was Linda R. Smith applying for ?

b.       How did she know the vacancy at Mills Real Estate ?

c.       What did she enclose with her application letter ?

d.      When would she be available for an interview?

e.       Where was the vacancy advertised ?

Contoh 45: Curriculum Vitae (CV)

 

Answer the following questions :

a.       When was Linda R. Smith born ?

b.       How long did she use to work as a Personal Secretary ?

c.       How long did word as secretary to Marketing Manager ?

d.      What are her skills ?

e.       How manyi languages does she speak ?

Contoh 46.

 

  

   

Answer the following questions :

a.       What position was Rosaline Smith applying for ?

b.       Where did she get her secretarial skills ?

c.       Why did she decide to look for a new job ?

d.      What has she been doing since 1978?

e.       When would she be available for an interview?

Contoh 47:

 

 Answer the following questions :

a.       Why did Mr. Richard send a letter to Mr. Wilson?

b.       What did Mr. Richard ask for Mr. Wilson?

c.       Did Mr. Richard need someone with administrative skills only?

d.      How would he treat the information given by Mr. Wilson?

e.       What is the position of Mr. Richard Scoot?

Contoh 48 : Reverence Letter