Allah Akan Mudahkan Jalan Menuju Surga
Alhamdulillah, kita bersyukur kepada Allah atas limpahan
nikmat yang telah Allah berikan kepada kita. Nikmat Iman, nikmat Islam, nikmat
Sehat dan nikmat-nikmat yang lain yang kita tidak akan bisa menghitungnya.
وَآتَاكُمْ
مِنْ كُلِّ مَا سَأَلْتُمُوهُ
وَإِنْ تَعُدُّوا نِعْمَةَ اللَّهِ لا تُحْصُوهَا
إِنَّ الإنْسَانَ لَظَلُومٌ كَفَّارٌ
"Dan jika kamu menghitung nikmat Allah, niscaya kamu
tidak dapat menghitungnya. Sungguh, manusia itu sangat dzalim dan sangat
mengingkari (nikmat Allah)." QS. Ibrahim : 34.
Kita wajib bersyukur
atas nikmat Allah, sebagaimana Allah SWT
perintahkan di dalam Al-Quran :
فَاذْكُرُونِي
أَذْكُرْكُمْ وَاشْكُرُوا لِي وَلا تَكْفُرُونِ
"Karena itu, ingatlah kamu kepada-Ku niscaya Aku ingat
(pula) kepadamu, dan bersyukurlah kepada-Ku, dan janganlah kamu mengingkari
(nikmat)-Ku." QS. Al Baqarah : 152
Agama ini adalah
nasihat, sebagaimana sabda Rasulullah SAW : ""Agama itu Nasihat
(3x)." Kami bertanya, "Untuk siapa wahai Rasulullah?" Beliau
menjawab, " Untuk Allah, KitabNya, RasulNya, dan untuk pemimpin kaum
Muslimin serta kaum Muslimin pada umumnya." (HR.Muslim) dari jalan Abu
Ruqayyah Tamim bin Aus ad-Dari RA.
Kewajiban Menuntut Ilmu (Syar'i)
Ilmu adalah pokok segala urusan. Jangankan masalah ibadah
kepada Allah, masalah duniawi saja kita butuh yang namanya ilmu. Berapa banyak
manusia yang menuntut ilmu untuk duniawi hingga bertahun-tahun lamanya,
sehingga sebagian besar dari mereka lalai untuk menuntut ilmu syar'i (ilmu
agama).
Padahal ilmu syar'i
itu lebih penting, bagaimana mungkin seseorang bisa beribadah kepada Allah
dengan benar tanpa ilmu ? Mustahil. Maka dari itu Al Imam Al Bukhari
rahimahullah memberikan bab khusus di dalam kitab Shahih Bukhari yaitu bab :
" Al 'Ilmu Qoblal Qouli wal 'Amal " (Bab : Ilmu sebelum beramal dan
berbuat)
Dalilnya adalah
firman Allah SWT :
" Maka ketahuilah, bahwa tidak ada Tuhan ( Yang Haq )
melainkan Allah dan mohonlah ampunan bagi dosamu " QS. Muhammad : 19.
Allah SWT memulainya
dengan ilmu sebelum ucapan dan perbuatan. Firman Allah " Maka ketahuilah,
bahwa tidak ada Tuhan ( Yang Haq ) melainkan Allah " ditujukan kepada Nabi
Muhammad SAW dan juga mencakup seluruh
umat. Ini merupakan perintah untuk berilmu (Ketahuilah). Sedangkan firman Allah
"dan mohonlah ampunan bagi dosamu" merupakan perintah untuk beramal
(berbuat).
Perlu kita ketahui
bersama bahwa wajib hukumnya menuntut ilmu (ilmu syar'i) bagi setiap muslim.
Dalilnya adalah hadits yang diriwayatkan
oleh Ibnu Majah dari sahabat Anas bin Malik RA dari Nabi SAW , beliau bersabda,"
Menuntut ilmu itu wajib bagi setiap muslim." Yang dimaksud dengan ilmu
disini sebagaimana penjelasan Syaikh Muhammad bin Shalih Al Utsaimin
rahimahullah adalah ilmu syar'i yang dibawa oleh syariat.
Inilah ilmu yang mana
pemiliknya dipuji, demikian pula orang yang mengajarkan dan mempelajarinya.
Bukan ilmu yang berkenaan dengan dunia, seperti ilmu hitung, ilmu ukur, dan
lain sebagainya.
Ilmu syar'i terbagi
menjadi dua bagian : sebagian fardhu 'ain yang mana setiap orang wajib
mempelajarinya dan sebagian fardhu kifayah yang apabila telah ada yang
mempelajarinya dengan ukuran cukup, maka gugur hukum wajibnya bagi orang lain.
Contoh Ilmu yang hukumnya fardhu 'ain yang wajib atas setiap
orang adalah kewajiban orang untuk mempelajari apa-apa yang wajib hukumnya
berkenaan dengan urusan agamanya.
Seperti keharusan
belajar tentang tauhid kepada Allah dan penjelasan tentang apa-apa yang merusak
dan membatalkannya berupa berbagai macam syirik, baik yang nyata atau yang
terselubung, yang kecil atau yang besar.
Demikian juga sholat,
sholat adalah fardhu atas setiap individu dan tidak pernah gugur dari seorang
muslim selamanya selama akalnya normal. Maka orang harus mempelajarinya dan
mempelajari apa-apa yang menjadi keharusan berupa tata cara bersuci dan
lain-lain sehingga ia benar-benar menyembah Allah dengan ilmu dan keyakinan.
Sedangkan yang fardhu
kifayah seperti ilmu waris, ilmu hadits, dan lain-lain. Wallahu a'lam bish
showab.
Keutamaan Menuntut Ilmu Syar'i
"Katakanlah: "Adakah sama orang-orang yang
mengetahui dengan orang-orang yang tidak mengetahui?"" QS. Az Zumar :
9
Jawabannya telah kita
ketahui bersama, bahwa tidak akan sama orang-orang yang mengetahui dengan
orang-orang yang tidak mengetahui. Ayat ini berbentuk kalimat tanya, tetapi
sebenarnya mempunyai arti kalimat peniadaan karena orang yang berilmu dan orang
yang tidak berilmu tidak akan pernah sama. Orang yang berilmu akan ditinggikan
derajatnya oleh Allah, sebagaimana firmanNya dalam Al Quran Surat Al Mujadilah
ayat 11 "...Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman di antaramu
dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat..." Allah
mengangkat beberapa derajat orang yang berilmu dan beriman karena memang
merekalah yang berhak mendapatkannya. Ini merupakan penjelasan dari Syaikh
Salim bin 'Ied Al Hilali hafidzohullah dalam kitabnya Bahjatun Nadziriin Syarh
Riyaadhish Shalihiin.
| DAFTAR NAMA SISWA PRAKERIN | |||||
| TODANAN | |||||
| ADMINISTRASI PERKANTORAN | |||||
| No | Nama Siswa | Nomor HP | Tempat Prakerin / Industri | Alamat Prakerin / Nomor HP | Ket |
| 1 | ROMYAN ULISSUHA | KECAMATAN TODANAN | |||
| 2 | RAHMA JULIYANTI | KECAMATAN TODANAN | |||
| 3 | ANI NUR ALFIAH | KECAMATAN TODANAN | |||
| 4 | EKA APRILIANI | KECAMATAN TODANAN | |||
| 5 | ALI MISBAH | KECAMATAN TODANAN | |||
| 6 | DESI MARIANA | KECAMATAN TODANAN | |||
| 7 | IKA MEIFITRIANA | KECAMATAN TODANAN | |||
| 8 | PITANINGSIH | PLKB TODANAN | |||
| 9 | NUR MAHARANI DYANINGSIH | PLKB TODANAN | |||
| 10 | RINA RIYANTI | KANTOR POS TODANAN | |||
| 11 | SRI MURTIANA | KANTOR POS TODANAN | |||
| 12 | EVA SEJATI | KANTOR POS TODANAN | |||
| 13 | AYUK ROHMAWATI | KANTOR DIKNAS TODANAN | |||
| 14 | SITI AISAH | KANTOR DIKNAS TODANAN | |||
| 15 | DODI SETIAWAN | KANTOR DIKNAS TODANAN | |||
| 16 | ISWAHYUDI | KANTOR DIKNAS TODANAN | |||
| 17 | ERNA NOVITASARI | PUSKESMAS TODANAN | |||
| 18 | ESTER KAROLIK A.L | PUSKESMAS TODANAN | |||
| 19 | DEVY APRILIA | PUSKESMAS TODANAN | |||
| 20 | BENITA RISLATI | PUSKESMAS TODANAN | |||
| AKUNTANSI | |||||
| No | Nama Siswa | Nomor HP | Tempat Prakerin / Industri | Alamat Prakerin / Nomor HP | Ket |
| 1 | MUDI KURNIAWAN | 089669009421 | BANK BPR BKK TODANAN | TODANAN - JAPAH | |
| 2 | RISKI MUHAMMAD FERDINAN AKBAR | 085226169736 | BANK BPR BKK TODANAN | TODANAN - JAPAH | |
| 3 | SITI NURIYANTI | 081914232598 | KSP AMANAH | TODANAN - JUANA | |
| 4 | YUNI RATNASARI | 087717320595 | KSP AMANAH | TODANAN - JUANA | |
| 5 | WIJIK ERLIA MUKTI | 087833423767 | KSP AMANAH | TODANAN - JUANA | |
| 6 | AINI MARFU'AH | 085327016768 | BMT MANGGIR | NGUMBUL TODANAN | |
| 7 | PUJI ENDAH RATNASARI | 085290316905 | BMT MANGGIR | NGUMBUL TODANAN | |
| TEKNIK SEPEDA MOTOR | |||||
| No | Nama Siswa | Nomor HP | Tempat Prakerin / Industri | Alamat Prakerin / Nomor HP | Ket |
| 1 | FIRMAN HADI SOLEKHAN | 087742018851 | YOGA MOTOR | JL. NDAPUR - KEDUNGWUNGU | |
| 2 | KHOIRUL ARIFIN | 085200217665 | NETRAL MOTOR | JL. KEDUNGWUNGU - TODANAN | |
| 3 | LASTONO | 089637453916 | WARIN BENGKEL | JL. KETILENG - TODANAN | |
| 4 | SINGGIH RAHAYU | 085799713563 | YOGA MOTOR | DS. SORONINI | |
| 5 | YUDHA AGUSTYA P | 089616810240 | GATEB SPEED | DS. KALITENGAH - TODANAN | |
| 6 | HENDRO SUYITNO | 087833386444 | BGS RA KETHE RA HORE | DESA GAYAM | |
| 7 | JUJUK MUJIYONO | AGUNG MOTOR | PRIGI | ||
| 8 | SA'RONI MA'RUF | 085201038456 | SIRIN MOTOR | NGUMBUL | |
| 9 | SUWANDI | 089695815173 | YOGA MOTOR | JL. NDAPUR - KEDUNGWUNGU ( TODANAN ) | |
| 10 | AHMAD CHAERONI ALI | 082323321999 | PELANGI MOTOR | PURWODADI | |
| 11 | NURDIYANTO | 089637453916 | WARIN BENGKEL | GENENGAN ( TODANAN ) | |
B.2.2 Uraian Materi 2
Dialogue 1
Andy : I heard that you have cancelled your plan for studying abroad.
Titin : Yes. My mother didn’t allow me to go.
Andy : What a terrible situation.
Titin : Thank you. I think I’ll continue my study here.
Andy : The fact that your mother didn’t allow you to go is surprising.
Titin : Yes. She is the one who always supports me a lot.
Andy : Maybe, she worries about you so much.
Titin : Maybe, who knows.
Dialogue 2
Ms. Rin : So, Annie. Are you going to go to Jakarta tomorrow?
Annie : Yes, Mam. The company offers me a good position.
Ms. Rin : Congratulation on your success.
Annie : Thank you, Mam. The news that came yesterday is amazing.
Ms. Rin : Don’t worry. I believe that you can handle it and good luck.
Annie : Thank you, Mam. I wish a good luck for you too.
Dialogue 3
Jon : Unbelievable. I got 50 on my math test.
Gina : Oh, what a shame. You were absent too often.
Jon : But I think I can answer all the questions.
Gina : Okay. Why don’t we see Mr. Albert and ask.
Jon : Sure, Let’s go.
B.2.3 Rangkuman 2
Ungkapan dan respon yang digunakan untuk menyatakan simpati dalam bahasa Inggris sangat bervariasi sesuai dengan situasinya baik dalam situasi resmi maupun tidak resmi. Perhatikan dengan teliti perbedaannya.
B.2.4 Tugas 2
- Read the dialogue very carefully and then try to answer the questions that followed.
- Read the dialogues once again and find the words that are considered unknown to you. Don’t use a dictionary first, but just guess the meaning from the context given.
- Consult to your partner and then make a little chat about the dialogue. Tell your opinion and ask your friend opinions. If necessary, you can report it to other friends.
- In case for a lively class, you may create a role play with your partner using the expressions of sympathy. Sharing your pair work to other friends.
- Further questions, you may contact your advisor.
Based on the dialogue above please answer the questions that follow.
1. Who is Titin?
2. What happened to her?
3. What do you think about Titin’s mother?
4. If you were Titin, what would you do?
5. What happened to Annie?
6. Is she going to work in Jakarta?
7. The news that came yesterday is about …
8. Jon and Gina are …
9. Who is Mr. Albert?
10. Why do they want to see Mr. Albert?
B.2.5 Tes Formatif 2
Work in pairs. Make up a dialogue based on the following situation.
1. You and your partner are working in the same company. The boss will raise your friend’s salary since she is able to sell 100 unit of the company’s new product.
2. You and your friend are manager of two different banks. The mother of your friend got a surgery operation and passed away. What would you say to him/ her?
3. You and your friend are SMK students. Your friend got 100 on his/ her accounting task. What would you say to him/ her?
UN BAHASA INGGRIS SMK 2012
Number 1.
Look at picture number 1 on your
test paper
a. Some people are playing soccer.
b. The man is holding a stick.
c. They are throwing the ball.
d. Someone is picking up an umbrella.
Number 2.
Look at picture number 2 on your
test paper
a. Some people are standing at the bus stop.
b. The passengers are getting out of the bus.
c. The bus is at the shelter.
d. The car is parked behind the bus.
Number 3.
Look at picture number 3 on your
test paper
a. She looks very happy.
b. She is wearing a scarf on her neck.
c. She has a very short curly hair.
d. She is very fat.
Number 4.
Look at picture number 4 on your
test paper
a. They are waiting to board the bus.
b. There are some passengers on the bus.
c. The park is crowded with pedestrian.
d. There are many people on the train
Therefore, you should mark (A) on your answer sheet.
Number 5
How about spending
our vacation at the beach?
a. No, we didn’t
spend a lot of money there.
b. That sounds
like fun.
c. We had a great
vacation.
Number 6
What kind of house
do you live in?
a. It is located
near the town.
b. I left the big
house yesterday.
c. It is made of
wood with a small garden.
Number 7
What did you learn
at the workshop last week
a. Well, they
learned about banking.
b. The teacher is
very experienced.
c. It was more
complicated than I thought.
er 8.
LADY :Did you sign
up for next month business conference?
MAN : Not yet, I
plan to send it my registration tomorrow.
LADY: You’d better
do it soon. Friday is the last day for registration.
Number 9
MAN : What did you
think of last month box office movie
LADY : I thought
it was great.
MAN : I enjoyed
it, too.
Number 10
MAN : Hello. Yes,
I’d like to book a table for four on Thursday 9th.
LADY : I’m sorry.
Sir, but we have a private party reserved for that evening. Can I recommend
that you consider another day? We are open at four to eleven in the evening.
MAN :Oh, in that
case, make it Friday evening at six thirty.
LADY : Alright,
Sir. And whose name shall I book the table under?
MAN : Budi
Santoso, please.
Number 11
LADY : Have you
decided where we will stay on our vacation?
MAN : Not yet,
would you like to stay at the Grand hotel or at the Ritz?
LADY: 'The Grand
hotel isn’t as convenient as the Ritz.
MAN : Yes, and the
Ritz is less expensive than the Grand. So we won’t spend a lot of money for
staying.
Question 12 and 13
refer to the following announcement
When entering the
building, please sign in at the desk and get a visitor’s pass. You will need to
wear it at all time when you are in the building. Then wait for an escort to
accompany you to your destination. You must also be escorted back to the
reception desk. Please don’t forget to sign out and return your pass when
leaving the building. Thank you for your cooperation.
Now read question
number 12 and answer it
Now read question
number 13 and answer it
Question 14 and 15
refer to the following advertisement
Are you frustrated
because you need to know a language for business reasons, but you are just too
busy to take classes. Then order a language kit from Perfect Lingua. Watch our
DVD and work from our CD ROM in the comfort of your own home. Learn in a natural
way by listening to native speakers in business situation and then responding
to them in your own word. Courses now available in English, Spanish and
Japanese. Each kit contains four workbooks, two DVDs and one CD ROM. Call
Perfect Lingua now at 23096807.
Now read question
number 14 and answer it
Now read question
number 15 and answer it
BAB II
PEMBELAJARAN
A. Rencana Belajar Peserta Diklat
Agar suatu
kegiatan pendidikan dan latihan menjadi jelas titik bidiknya hingga membuahkan
hasil kompetensi sesuai dengan standar kompetensi
kerja nasional Indonesia atau sub-kompetensi bagi peserta diklat, maka peserta
diklat terlebih dahulu harus menentukan sasaran dengan menjabarkan sebuah
rencana kegiatan belajar.
Untuk itu isilah format berikut ini sesuai maksud dari
masing-masing kolom pada tabel berikut di bawah ini :
Kompetensi : Kontribusi
Komunikasi di Tempat Kerja
Sub Kompetensi : Memelihara,
memahami dan menyampaikan informasi tempat kerja dan mempertahankan prestasi tempat kerja
Kode Modul : OPKR 10.018 B
Alokasi Waktu : 80
Jam Pembelajaran
Tahun Pelatihan : ……./……..
|
Jenis Kegiatan
|
Tanggal
|
Waktu
|
Tempat Belajar
|
Alasan Perubahan
|
Paraf guru
|
|
Keterampilan berkomunikasi secara tertulis dan lisan
|
|
|
|
|
|
|
·
Peranan, proses,
dan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan hambatan dalam
komunikasi
|
|
|
|
|
|
|
·
Memahami
beberapa media komunikasi yang akan
digunakan
|
|
|
|
|
|
|
·
Memilih media
komunikasi yang tepat sesuai dengan tempat kerja.
|
|
|
|
|
|
|
·
Penggunaan dan
pemeliharaan data tempat kerja
|
|
|
|
|
|
|
·
Penanganan
berbagai macam pekerjaan surat dan dokumen
|
|
|
|
|
|
|
·
Menyimpan dokumen
atau arsip
|
|
|
|
|
|
|
·
Mengirim dokumen
dengan menggunakan faks atau telex
|
|
|
|
|
|
|
·
Mempertahankan
prestasi tempat kerja
|
|
|
|
|
|
|
·
Latihan prosedur
dalam pembuatan laporan
|
|
|
|
|
|
|
·
Cara menerima
tamu yang baik di tempat kerja
|
|
|
|
|
|
|
·
Konsep pelayanan
prima
|
|
|
|
|
|
Konsultasikan kepada guru/pembimbing mengenai uraian pada
“Jenis Kegiatan” yang harus
dilakukan untuk mendapatkan kompetensi atau sub kompetensi tertentu, tuliskan “tanggal” kegiatan akan dilaksanakan,
jumlah “waktu” yang dibutuhkan untuk
mencapai kompetensi atau sub kompetensi tertentu, “tempat” kegiatan belajar yang mungkin dapat digunakan serta “alasan perubahan” kegiatan belajar yang
dilaksanakan, untuk membuat rencana kegiatan belajar gunakan format isian di
atas, lakukanlah konsultasi secara kontinyu kepada guru/pembimbing.
B.
KEGIATAN BELAJAR
B.1 Kegiatan Belajar 1
“ Keterampilan Berkomunikasi Secar Tertulis dan Lisan”
B.1.1 Tujuan
kegiatan pembelajaran 1
1.
Memahami bagaimana
cara berkomunikasi yang baik.
2.
Membedakan media
komunikasi yang akan dipakai
3.
Memilih media
komunikasi baik lisan maupun tulisan sesuai dengan tujuan tempat kerja.
B.1.2 Uraian materi
1.
Memahami bagaimana cara berkomunikasi yang baik.
Komunikasi berasal dari kata communicare (Bahasa Latin ). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih dengan cara yang tepat, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Dalam proses komunikasi terdapat dua pelaku komunikasi yang terlibat, yaitu komunikator (communicator) dan komunikan (communicatee). Komunikator adalah orang atau kelompok orang yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikan adalah pihak penerima pesan dalam proses komunikasi. Adapun isi pesan yang disampaikan komunikator itu adalah pikiran atau perasaan, lambang, atau dengan bahasa lisan maupun tulisan.
Dalam kehidupan sehari-hari tentunya kita selalu berkomunikasi dengan orang lain, apalagi di tempat kerja karena komunikasi merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam melakukan relasi (hubungan ) baik komunikasi secara tatap muka (face to face), kelompok kecil atau dalam forum.
Dalam prakteknya, komunikasi bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Tidak sedikit perusahaan yang bermasalah disebabkan oleh terhambatnya komunikasi. Misalnya, seorang pemimpin perusahaan sering menyalahkan bawahannya ketika terdapat kekeliruan yang dilakukan bawahannya. Sebaliknya, bawahan menganggap atasannya tidak bisa memberikan informasi, perunjuk, atau perintah secara jelas. Terhambatnya proses komunikasi bukan hanya dialami oleh perusahaan, tetapi dialami juga hampir oleh setiap orang atau profesi.
Untuk itu komunikasi berperan sebagai media untuk melakukan hubungan antara manusia dan akan berjalan dengan baik apabila setiap orang mampu mengekpresikan ide atau keinginan, kehendak dan sikapnya melalui komunikasi. Demikian pula di dunia kerja khususnya di tempat bisnis, pihak penjual harus mampu berkomunikasi dengan pelanggan dan mitra bisnis secara interaktif.
Dalam prakteknya, komunikasi akan berlangsung dengan baik dan efektif jika terdapat komponen atau elemen-elemen yang mendukung proses komunikasi tersebut antara lain :
1) Pengiriman (Sender/Econder),
yaitu pihak yang mengrimkan pesan kepada pihak lainnya. Contoh:
perusahaan/penjual kepada konsumen/pelanggan.
2) Penulisan dalam bentuk sandi (Encoding),
yaitu suatu proses penyebatan dalam bentuk simbol atau kode/sandi. Contoh:
narasi dam gambar iklan.
3) Pesan (Message), yaitu
serangkaian simbol-simbol yang disampaikan
pengirim. Contoh: iklan produk
tertentu.
4) Media, yaitu surat alat bantu atau
saluran untuk menyampaikan pesan. Contoh: radio, televisi, surat kabar dan
majalah.
5) Penerima (Receiver/Decoder),
yaitu pihak yang menerima pesan dari
pengrim pesan. Contoh: Khalayak ramai (calon konsumen/pelanggan ).
6) Pembacaan sandi (Decoding),
yaitu proses pengartian atau menterjemahkan simbol-simbol oleh pihak penerima
pesan. Contoh: pembacaan dan penangkapan maksud iklan produk tertentu.
7) Tanggapan (Response), yaitu
serangkaian reaksi dari pihak penerima atau pesan atas pesan-pesan yang disampaikan
kepadanya. Contoh: reaksi atau respon khalayak terhadap produk yang diiklankan.
8) Umpan balik (Feedback), yaitu
respon penerima yang disampaikan kepada pengirim pesan. Contoh: penyampaian
reaksi dari khalayak (konsumen/pelanggan) kepada perusahaan/penjual pemasang iklan.
Gambar 1. Bagan Proses Komunikasi
Dalam proses komunikasi antara pihak pengirim pesan dan penerima pesan sering kali muncul suatu hambatan atau penyimpangan/gangguan (noise/distorsi) yang mengakibatkan pesan yang diterima diartikan berbeda dari yang dimaksud oleh pengirim. Hambatan itu terjadi apabila elemen-elemen tersebut tidak berjalan dengan sempurna, apakah hambatan terjadi dari komunikator, komunikan, media yang digunakan dan sebagainya,
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berhasil tidaknya mengembangkan komunikasi yang efektif antara lain apabila didukung oleh faktor-faktor sebagai berikut :
1) Komunikator berperan dengan baik
2) Sasaran komunikasi jelas
3) Isi komunikasi dikemas
degan baik, jelas dan relevan
4) Saluran komunikasi yang
dipilih tepat
5) Komunikasi mempunyai
perhatian atau respon yang baik.
Agar komunikasi
berjalan dengan baik hendaknya setiap kegiatan
komunikasi dikendalikan sedemikian rupa sehingga apa yang diungkapkan keada kepada pihak yang akan diajak berkomunikasi
mudah dipahami dengan jelas. Komunikasi di tempat kerja ada yang dilakukan secara vertikal yaitu
antara atasan perusahaan dengan bawahannya. Sedangkan komunikasi secara
horizontal adalah komunikasi diantara sesama pekerja yang tingkatannya sama.
Kemunikasi dengan pihak luar diluar tempat kerja adalah kegiatan komunikasi
yang dilakukan secara personal perusahaan dengan pihak pemerintah, langganan,
rekanan maupun dengan masyarakat secara umum bahkan berkomunikasi juga dengan
saingannya.
Untuk keberhasilan
dalam tempat kerja, semua jajaran dalam perusahaan harus mampu melakukan
komunikasi yang efektif baik kepada pelanggan intern di dalam perusahaan maupun
kepada pelanggan ekstern di luar perusahaan.
Untuk memudahkan
dan mengarahkan agar komunikasi berjalan efektif hendaknya komunikasi dilakukan
dengan cara berfikir positif (Positive Thinking). Pihak komunikator
maupun pihak komunikan hendaknya berfikir positif. Komunikasi dengan cara
berfikir positif adalah proses berkomunikasi dengan didasari pola pikir yang
sehat dan logis agar pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap komunikan
secara utuh. Komunikasi yang didasarkan kepada akal sehat adalah penggunaan
daya pikir secara objektif dalam mengelola materi yang akan dikomunikasikan
sedangkan yang dimaksud dengan logis yaitu mengolah materi pesan yang mudah
diterima akal sehat sehingga terhindar dari kesan di buat-buat dan
bertele-tele.
Jadi, penyampaian pesan sebaiknya diusahakan se-objektif mungkin, sesuai dengan pengetahuan dan fakta yang ada, dengan penyampaian yang runtut (sistematis).
2. Membedakan media
komunikasi yang akan digunakan
Telah disinggung di atas bahwa
komunikasi adalah penyampaian pikiran
atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain. Komunikasi itu sangat penting,
sebab tanpa komunikasi tidak akan terjadi interaksi dan tidak ada terjadi
saling tukar menukar informasi/pengalaman.
Begitu pula komunikasi sangat menunjang
berbagai kegiatan di dalam dunia usaha atau bisnis, baik dalam hubungan intern
maupun ekstern perusahaan.
1)
Komunikasi intern
perusahaan adalah komunikasi yang dilakukan antara pimpinan perusahaan dengan
staf atau pegawai lain, didalam rangka penyampaian strategi atau
kebijaksanannya yang berhubungan dengan berbagai pekerjaan. Dalam komunikasi
intern perusahan biasanya dibicarakan tentang produksi, pembelian, penjualan,
pemasaran, promosi, kepegawaian, kesejahteraan dan sebagainya.
2)
Komunikasi ekstern
perusahaan adalah komunikasi yang dilakukan antara pimpinan perusahaan dengan
pihak luar yang berkaitan dengan usaha atau bisnis. Adapun komunikasi ekstern
perusahaan antara lain sebagai berikut :
a.
Komunikasi dengan
lembaga pemerinta. Komunikasi dengan lembaga pemerintah ini sangat penting. Hal
ini berkaitan dengan peraturan undang-undang, perizinan, pajak, asuransi,
keuangan dan sebagainya.
b.
Komunikasi dengan
pembeli/pelanggan. Komunikasi dengan pembeli/pelanggan harus terus menerus
dibina, sehingga akan selalu ingat terhadap perusahaan atau produk tertentu.
Pembeli/pelanggan ini terdiri atas berbagai macam, yang dapat dikelompokkan
sebagai berikut :
(1)
Pembeli/pelanggan
perorangan, yaitu para pembeli atau pelanggan yang terdiri atas orang-orang
yang termasuk kelompok rumah tangga konsumen.
(2)
Pembeli/pelanggan
instansional, yaitu pembeli/pelanggan
dari instansi pemerintah/swasta.
c.
Komunikasi dengan
rekanan. Rekanan usaha atau bisnis adalah pihak-pihak yang membantu perusahaan
dalam kegiatan usaha atau bisnis seperti bank, perusahaan asuransi, perusahaan
angkutan, perusahaan advertensi. Perusahaan asosiasi perdagangan sejenis maupun
tidak dan sebagainya. Komunikasi dengan rekanan dilakukan untuk kegiatan yang
berkaitan dengan usaha atau bisnis, maupun kegiatan-kegiatan sampingan lain
yang bersifat membina relasi kerja.
d.
Komunikasi dengan
pesaing. Komunikasi dengan pesaing seringkali perlu dilakukan, baik secara
langsung maupun tidak langsung, yang berhubungan dengan kegiatan usaha atau
bisnis.
e.
Komunikasi dengan pers.
Komunikasi dengan pers perlu dibina sedemikian rupa agar mempunyai hubungan
yang harmonis. Para wirausahawan sangat memerlukan pihak pers untuk berbagai
hal, diantaranya untuk melakukan publikasi ataupun kegiatan lainnya yang
dianggap perlu.
f.
Komunikasi dengan
masyarakat. Komunikasi dengan masyarakat perlu dilakukan, baik secara langsung
maupun tidak langsung. Perusahaan harus
memaklumi bahwa masyarakat umum merupakan sumber potensial untuk ditarik
menjadi pembeli/pelanggan.
Komunikasi yang dipergunakan di tempat
kerja ada tiga macam :
1.
Komunikasi
Tertulis
Komunikasi tertulis adalah komunikasi menggunakan
lambang, misalnya jika akan menyampaikan pesan melalui surat biasanya
menggunakan huruf-huruf atau abjad dan lain sebagainya.
2.
Komunikasi lisan.
Komunikasi lisan adalah komunikasi pembicaraan langsung, ceramah, diskusi dan
lain sebagainya.
3. Komunikasi gambar.
Kadang-kadang berkomunikasi secara tertulis sulit
dilaksanakan, sehingga untuk itu perlu dilaksanakan dengan komunikasi gambar.
Misalnya; dalam mengkomunikasikan
perencanaan suatu bangunan yang rumit, apabila disampaikan dengan tertulis atau
lisan hanya akan menimbulkan Miss communication.
3)
Memilih Media
Komunikasi
Kita semua sangat merasakan bahwa
komunikasi merupakan kegiatan yang tidak mungkin dapat terpisahkan dari kehidupan manusia.
Komunikasi benar-benar dibutuhkan manusia dalam kehidupannya karena dapat
digunakan untuk membentuk pendapat, menentukan sikap dan memutuskan tindakan.
Pada
kenyataan sehari-hari dapat kita lihat, bahwa komunikasi ada yang dapat
dilangsungkan tanpa menggunakan alat
bantu dan ada pula yang hatrus dilangsungkan dengan menggunakan alat bantu.
Alat bantu tersebut menggunakan media komunikasi atau sarana komunikasi.
Komunikasi dapat dilakukan antara komunikator
dengan komunikasi berlangsung pada posisi jarak seperti berikut :
1)
Komunikator dan komunikan
bertatap muka langsung dalam jarak yang relatif dekat.
2)
Komunikator dan
komunikan bertatap muka langsung, pada suatu tempat yang agak berjauhan atau
ruangan yang luas.
3)
Komunikator dan
komunikan bertatap muka langsung, pada suatu tempat yang agak berjauhan atau
ruangan yang relatif dekat.
4)
Komunikator dan komunikan
bertatap muka langsung, pada tempat yang berlainan yang jaraknya agak jauh.
5)
Komunikator dan
komunikan bertatap muka langsung, pada
tempat yang berlainan yang jaraknya sangat jauh.
6)
Komunikator dan
komunikan tidak bertatap muka langsung walaupun ada pada jarak yang relatif dekat (beda ruangan).
7)
Komunikator dan
komunikan tidak bertatap muka langsung karena masing-masing berada pada tempat
yang berlainan dengan jarak yang agak jauh.
8)
Komunikator dan
komunikan tidak bertatap muka langsung karena masing-masing berada pada tempat
yang berlainan dengan jarak yang sangat jauh.
Dari beberapa posisi dan jarak yang
dikemukakan di atas, kita dapat menentukan, posisi dan jarak mana yang perlu
menggunakan alat bantu dan mana yang tidak perlu.
Bertitik tolak
dari hal tersebut di atas bahwa fungsi utama media atau sarana komunikasi
adalah alat untuk memperlancar proses komunikasi. Media komunikasi disebut
sebagai alat untuk memperlancar proses komunikasi, karena dalam kenyataannya
mampu berfungsi sebagai alat untuk :
1)
Mempermudah
penyampaian pesan atau informasi.
2)
Membangkitkan
motivasi komunikan.
3)
Mengefektifkan
proses penyampaian informasi.
4)
Mempersingkat
waktu penyampaian informasi.
5)
Menghubungkan
komunikator dengan komunikan yang berjauhan.
6)
Menambah daya
tarik informasi atau pesan yang akan disampaikan.
7)
Memperjelas isi
dan maksud informasi yang akan disampaikan.
Proses komunikasi sangatlah dipengaruhi
oleh media komunikasi. Hal ini ditunjukkan oleh peranan media komunikasi
sebagai satu-satunya saluran yang dipergunakan setiap orang untuk melakukan
hubungan interpersonal. Tanpa menggunakan media orang tidak mungkin bisa
bersosialisasi.
Berdasarkan cara penggunaannya, jenis
media komunikasi dapat dikelompokkan menjadi
tiga jenis yaitu sebagai berikut :
1)
Media Komunikasi
Audio (pendengaran);
Audio artinya sesuatu yang bersifat
dapat didengar. Jadi media komunikasi audio adalah sesuatu alat bantu
komunikasi yang memancarkan suara, sehingga memungkinkan komunikasi dapat ditangkap melalui saluran pendengaran.
Misalnya radio dan telepon, tape recorder, dsb.
2) Media Komunikasi Visual (penglihatan).
Visual artinya sesuatu yang dapat dilihat dengan indera
penglihatan (mata). Jadi media komunikasi visual adalah suatu alat bantu komunikasi yang dapat menterjemahkan
oleh saluran penglihatan. Contohnya antara lain berupa surat, brosur, poster, spanduk dan media cetak (surat kabar, majalah, dan
tabloid).
3)
Media Komunikasi Audio – Visual (pendengaran dan penglihatan )
Audio visual artinya sesuatu yang dapat didengar dan
dilihat. Jadi media komunikasi audio-visual adalah alat komunikasi yang dapat
diterjemahkan oleh saluran pendengaran dan penglihatan. Misalnya Internet, televisi, video, film dsb.
Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan sains dan
teknologi di bidang media komunikasi mengalami kemajuan yang sangat pesat.
Alat-alat komunikasi berteknologi canggih berhasil diciptakan, seperti
internet, telepon, selular, telex, faximili dan sebagainya. Dalam zaman serba
modern ini, setiap orang dituntut untuk dapat menggunakan berbagai alat
komunikasi karena tanpa menguasainya akan tertinggal zaman. Oleh karena itu,
keterampilan menggunakan alat komunikasi harus segera dipelajari.
Alat komunikasi langsung
jarak jauh yang sangat cepat untuk menerima dan menyampaikan pesan tersebut
banyak sekali digunakan dikantor sebagai alat komunikasi penting. Dapat
dikatakan, suatu kantor tanpa komunikasi berarti tidak ada kegiatan. Sejalan
dengan pembangunan nasional yang semakin pesat telepon berperan aktif dalam
mendorong, memacu dan menggerakkan roda pembangunan nasional. Di samping itu
telepon telah mampu menciptakan terobosan-terobosan dan peluang bagi
peningkatan usaha.
Pembicaraan melalui telepon
sangat efektif dan efisien karena pada prinsipnya sama dengan pembicaraan tatap
muka yang mewakili pribadi seseorang. Bagaimana seseorang seharusnya menerima
telepon? orang itu harus ramah, sopan dan dapat memberikan keterangan yang
memuaskan kepada si penelepon. Selain
itu penerima telepon harus menjadi wakil yang pantas dari
kantor/perusahaan dimana dia bekerja.
Semua itu merupakan bagian dari tata cara bertelepon.
Hubungan telepon adalah cara
menggunakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima
pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak yang lain.
Kata telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai
pengertian jauh dan mendengar. Telepon biasa diartikan mendengar dari jarak
jauh, berarti tersirat pula disamping mendengar juga berbicara.
Pesawat telepon dapat berfungsi sebagai alat komunikasi.
Orang bisa dengan mudah saling berkomunikasi atau menerima maupun menyampaikan
pesan satu dengan yang lainnya.
Kita hendaknya mengetahui
cara-cara menggunakan telepon, baik menyampaikan maupun menerima pesan atau
informasi melalui telepon. Dalam menggunakan telepon ada beberapa etika yang
perlu diperhatikan, diantaranya adalah sebagai berikut :
a.
Intonasi suara
yang teratur dengan ucapan yang singkat, padat dan jelas.
b.
Menggunakan sikap
dan bahasa yang baik.
c.
Berbicara sopan
dan menghindari penggunaan kata-kata kasar.
d.
Usahakan agar
tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.
Dalam kegiatan bisnis, telepon adalah media komunikasi
yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis
sebaiknya menguasai bagaimana cara menggunakan telepon sehingga tidak
mengecewakan pelanggan. Dalam menerima telepon masuk seorang pekerja tersebut
sebaiknya melakukan hal-hal berikut :
a.
Angkatlah apabila
telepon berdering dan tidak membiarkan telepon berdering lebih dari tiga kali.
b.
Gagang telepon
diangkat dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis.
c.
Memberikan salam
dan menyebutkan identitas secara jelas, singkat dengan sikap yang baik, misalnya
“Selamat Pagi Bengkel Mandiri “.
d.
Menghindari
jawaban atau sapaan dengan menggunakan kata “Hallo”.
e.
Mencatat setiap
pesan atau permintaan pelanggan dengan teliti.
f.
Meminta pelanggan
untuk memberikan penjelasan bagaimana apabila memerlukan, misalnya mengeja kata-kata
yang dianggap sulit.
g.
Melakukan
pengecekan dengan meminta pelanggan untuk mengulang pesan-pesannya agar tidak
terjadi kekeliruan, seperti nomor telepon, angka-angka dan pesan-pesan penting
dan sebagainya.
h.
Menutup telepon
setelah pelanggan memutuskan hubungan terlebih dahulu dan letakkan gagang
telepon pada tempatnya dengan baik.
Contoh Formulir kartu penerimaan telepon.
|
Kartu Penerimaan
Telepon
Untuk : ……………………………
Dari :
………………………….
Alamat Kantor/Rumah : …………………………
Nomor telepon : ……………………………………..
|
|
Isi Berita/Pesan
Beri tanda ( X) yang
dimaksud
Meminta
Waktu ( )
Akan datang
( )
Ingin mengadakan Perjanjian ( )
Pembatalan Perjanjian
( )
Mohon Telepon Kembali
Akan Menelepon Kembali (
)
Tidak dapat hadir rapat tanggal ………….
|
|
Lain-lain
…………………….2004
Jam ……………………….
Diterima Oleh
( ………………………………………)
|
B.1.2
Rangkuman 1 ?????????
B.1.3
Tugas 1 ????????????????
B.1.4
Tes formatif 1 ????????
B.1.5
Kunci jawaban tes
formatif 1 ?????????
B.1.6
Lembar kerja 1 ????????????????
B.2
Kegiatan Belajar 2 “Penggunaan dan Pemeliharaan Data
Tempat Kerja”
B.2.1
Tujuan pembelajaran 2 ?????????????????
B.2.2
Uraian materi 2
1. Penanganan berbagai macam pekerjaan surat dan dokumen
Komunikasi merupakan suatu proses pertukaran ide, pesan, konsep, pendapat,
kemauan, dan maksud dari seseorang kepada pihak lain. Komunikasi dapat
dilakukan dengan berbagai cara, baik secara lisan maupun tulisan. Namun
sebagian besar kegiatan komunikasi tulisan lebih banyak dilakukan dalam bentuk
surat. Bahkan saat ini dengan adanya teknologi modern, surat dapat dilengkapi
dengan gambar (visual).
Bagi instansi baik pemerintah maupun swasta, surat-menyurat merupakan
kegiatan yang sangat penting dalam menentukan hubungan kerja sama. Dengan surat-menyurat
hubungan kerja sama tersebut akan lebih otentik (adanya dokumen secara
tertulis). Meskipun penanganan surat merupakan duta dari pembuat atau
pengirimnya. Oleh karena itu baik buruknya manajemen suatu instansi dapat
dipelajari dari cara penanganan surat-menyurat. Apalagi jika komunikasi dengan
surat itu digunakan untuk kegiatan bisnis, si pembuat surat harus hati-hati dan
teliti karena berkomunikasi bisnis merupakan kegiatan yang berdasarkan
kepercayaan. Dalam kegiatan bisnis komunikasi menjadi penentu keberhasilan
kerjasama. Dengan demikian, isi pesan yang disampaikan harus mudah dipahami dan
diterima oleh si penerima pesan.
Pada hakekatnya komunikasi adalah penyampaian informasi. Penyampaian pesan
tidak selamanya berjalan sebagaimana mestinya. Hambatan mungkin dapat terjadi
diakibatkan oleh faktor lingkungan, bahasa, latar belakang pendidikan, dan
keadaan fisik yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan. Akibat
terjadinya hambatan tersebut dapat berupa :
1)
Pesan tidak sampai atau terlambat
2)
Penerima salah menafsirkan isi pesan sehingga terjadi
kesalahpahaman sehingga salah pula dalam mengambil keputusan.
3)
Pesan tidak ditanggapi atau tidak ada tanggapan.
Hambatan di atas dapat lebih besar jika komunikasi menggunakan surat
ditangani oleh pegawai yang tidak memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat.
Oleh karena itu menjadi syarat mutlak bagi pegawai untuk memahami surat-menyurat.
Hal ini diperlukan untuk menghindari kesan yang negatif terhadap lembaga
pengirimnya dan lebih bahaya lagi jika terputusnya hubungan kerjasama.
Untuk mencegah timbulnya masalah-masalah, maka perlu dipahami oleh pegawai
hal-hal berikut :
1)
Latar belakang pendidikan si penerima
2)
Gaya bahasa yang digunakan dalam surat
3)
Mengetahui siapa yang diajak komunikasi
4)
Lingkungan kantor/perusahaan si penerima pesan
5)
Mengetahui keadaan fisik si penerima pesan.
Komunikasi dengan surat pada prinsipnya kegiatan yang sangat penting dan
merupakan jantung dari kinerja kantor. Karena itu, penanganan surat harus
profesional dan tentunya diperlukan tenaga yang memenuhi sebagai berikut :
1)
Ia harus cerdas dan cekatan
2)
Mengetahui dan memahami struktur organisasi lingkungan
kerjanya
3)
Berpandangan luas, teliti, tekun, dan mudah memahami isi
dari suatu pesan.
4)
Memiliki daya ingat yang kuat
5)
Dapat menulis dengan cepat, tepat, dan rapi
6)
Disiplin dan jujur
Surat merupakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi
(warta/gambar) secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri atau
lembaga. Informasi dapat berbentuk pemberitahuan, penawaran, permintaan, pertanyaan,
pernyataan, ide-ide, laporan atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain
baik perorangan ataupun lembaga.
Komunikasi merupakan tolok ukur keberhasilan usaha dari suatu lembaga baik intern
maupun ekstern. Surat-menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi, penting keberadaannya
bagi suatu kantor. Hal ini karena surat merupakan media perekam dari setiap
peristiwa secara tertulis yang dapat disimpan
serta dipergunakan kembali jika diperlukan.
Surat merupakan alat komunikasi yang menunjukkan produktivitas suatu
instansi. Dalam hal penggunaannya dapat berbeda-beda dari instansi yang satu
dengan instansi lainnya.
Kantor yang modern dan besar biasanya memiliki bagian khusus untuk
mengurusi surat-menyurat. Di bagian ini terdapat tenaga-tenaga yang khusus
mengerjakan surat masuk dan surat keluar. Hal ini dilakukan untuk memudahkan
terlaksananya pekerjaan pokok kantor. Bagian penanganan atau pengurusan surat
merupakan sentral dari kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan penting
dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari-hari berhubungan dengan surat-menyurat.
Untuk menangani surat-menyurat dalam kantor diperlukan tenaga-tenaga terampil
dan memiliki kemampuan khusus agar efektivitas dan efisiensi suatu kantor
terjamin mekanisme kerjanya.
Menangani surat-menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerjasama
yang harmonis dengan relasi, dan secara administratif menunjukkan tertib
administrasi mencerminkan kinerja kantor dan memberi kesan kepada pihak lain
bahwa kantor yang bersangkutan bekerja secara profesional.
Surat-menyurat merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya
meliputi pengumpulan dan pengolahan data, pengiriman dan penerimaan informasi,
penyimpanan warkat serta memelihara hubungan kerjasama atau komunikasi. Surat
berfungsi sebagai media komunikasi intern maupun ekstern. Sebagai media
ekstern, surat menunjukkan kinerja kantor dalam memeliha komunikasi dengan
pihak luar (relasi). Secara internal surat memiliki peranan sebagai media
komunikasi, baik dari atas ke bawah (berupa instruksi atau perintah) dan
sebaliknya, secara diagonal maupun secara horisontal (berupa memo atau nota).
Mengingat surat berperan sebagai
media komunikasi, maka dalam penulisan surat harus dihindari kalimat
yang dapat menimbulkan kesalahpahaman dan menjadi kendala dalam memelihara hubungan dengan pihak lain.
Oleh karena itu perlu diperhatikan oleh bagian persuratan sebuah kantor (tata
usaha) beberapa hal dalam penulisan
surat sebagai berikut :
1)
Surat ditulis dengan gaya yang menarik
2)
Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas
3)
Surat ditulis dengan gaya bahasa dan susunan kalimat yang
mudah dipahami
4)
Surat isinya singkat dan jelas
5)
Surat menunjukkan tutur bahasa dan wibawa si pengirimnya
6)
Surat mencerminkan masalah yang dihadapi si penerima
7)
Hindari penggunaan kalimat tidak perlu dan membingungkan
8)
Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak
penerima
Jadi jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi sangat penting bagi
kantor untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan pihak lain. Surat
merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah kantor. Surat merupakan media
komunikasi dan barometer kemajuan kantor. Jadi kantor harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut :
1)
Surat merupakan salah satu media komunikasi yang efektif
dalam menjaga hubungan kerja sama
2)
Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan
sehari-hari kantor baik intern maupun ekstern
3)
Penanganan atau pengurusan surat yang tepat mencerminkan
profesionalisme kinerja kantor
4)
Tertib dalam penanganan surat taat asa dan menjaga efektivitas
dan efisiensi kerja
5)
Surat merupakan bukti otentik secara tertulis.
Seperti telah dikemukakan sebelumnya, seorang pekerja di suatu kantor
dituntut mempunyai keterampilan dasar yang harus berkembang sesuai dengan
pengalamannya. Keterampilan tersebut diantaranya adalah tata cara membuka surat
atau dokumen yang baik.
Selain itu, keterampilan lain yang harus dimiliki adalah membuat surat
niaga. Surat niaga adalah surat-surat
yang diperlukan oleh orang-orang atau badan-badan serta organisasi-organisasi dan
perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba. Usaha-usaha
dapat meliputi perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan
jasa angkutan, asuransi, bengkel, dsbnya.
Surat niaga memegang peranan penting, sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar
ataupun relasi dilakukan dengan surat-menyurat. Surat dalam dunia usaha
merupakan wakil perusahaan yang menjelaskan apa yang ingin disampaikan atau
diminta kepada dan dari pihak luar. Oleh sebab itu, surat niaga harus disusun
sebaik-baiknya, jelas dan dapat dipahami oleh pihak lain.
Surat niaga yang baik dan teratur dapat membawa nama baik bagi perusahaan
pengirim atau perusahaan yang diwakilinya. Sebaliknya bila surat niaga tidak
baik, tidak dapat dipahami, maka perusahaan tersebut akan tercemar nama baiknya
dan akan dinilai sebagai perusahaan yang tidak bonafide.
Dalam dunia usaha, banyak sekali masalah-nasaah yang timbul dan setiap
masalah harus diselesaikan serta harus dapat menyenangkan dan tidak merugikan
pihak lain.
Ada beberapa macam surat niaga, yaitu sebagai berikut :
a)
Surat perkenalan barang
b)
Surat permintaan penawaran
c)
Surat penawaran atau offerte
d)
Surat pesan atau order
e)
Faktur dan rekening
f)
Surat pengantar barang dan daftar persediaan barang
g)
Surat pengiriman barang
h)
Surat keberatan dan complain
i)
Surat pengaduan atau claim
j)
Surat pembayaran dan surat penagihan
k)
Telegram dan surat penegasannya
l)
Surat edaran
m)
Surat promosi dll.
Dalam kegiatan niaga, terutama jual
beli, keadaan surat niaga tentunya sangat diperlukan, baik oleh penjual maupun
pembeli. Proses terjadinya jual beli, tentunya disertai dengan kegiatan surat-menyurat
antara penjual dan pembeli. Surat-surat niaga tersebut, ada yang berasal dari
penjual dan ada pula yang berasal dari pembeli. Jika digambarkan ruang lingkup
penulisan surat niaga, tampak seperti di bawah ini :
|
PEMBELI
|
SURAT-MENYURAT
|
P E N J U A L
|
 1. |
 Surat Penjualan Penawaran |
|
 |
 Surat Penawaran |
2
|
  3 |
 Surat Pesanan Balasan Pesanan |
4
|
 |
 Surat Pengantar Pengiriman Barang |
|
 5 |
 Surat Pengaduan |
|
 |
 Surat Pengiriman Pembayaran |
|
 |
 Surat Penagihan |
6
|
2. Menyimpan dokumen atau arsip
Kita sering melihat dalam kehidupan sehari-hari kesibukan masyarakat di
sebuah kantor, bahkan kita ikut melakukannya, yaitu antri untuk membayar rekening
listrik, membeli tiket kereta api atau mengambil uang disebuah bank. Tentu
semua orang yang melakukan antrian tersebut menginginkan cepat dilayani dan
cepat selesai. Kecepatan pelayanan tersebut sangat tergantung kepada cara-cara
pegawai di tempat kerja tersebut melakukan adminitrasi dan cara menangani semua
rekening-rekening itu sendiri.
Dari gambaran tersebut di atas, maka kita dapat berfikir untuk mencari
cara-cara (sistem) yang dapat mempermudah dan mempercepat proses penanganan
semua berkas yang ada di kantornya, sehingga ia dapat dengan cepat
menyelesaikan pekerjaan rutin itu dan masyarakat merasa puas atas pelayan yang
diberikan. Sistem penataan berkas administrasi yang harus digunakan meliputi,
pengelolaan surat masuk dan keluar, cara penyimpanan berkas dan menemukan
kembali dengan mudah dan cepat, dan tepat tidak membuang waktu.
Secara etimologi (ilmu asal kata), “arsip”
berasal dari bahasa Yunani yaitu “archea” kemudian berubah menjadi “archeon”
yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah, dan “felim“
(latin) berarti bundel/kumpulan dari warkat atau dokumen.
Adapun menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketatatusahaan
pokok kearsipan yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara-negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan pemerintah.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apaun baik keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip adalah :
a.
Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau
badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut
dan dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b.
Suatu instansi atau warkat-warkat dari suatu organisasi yang
disimpan secara tertib.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan. Pengertian
arsip dapat ditinjau dari segi dokumen atau kumpulan warkat/surat/dokumen yang
penting yang disimpan secara sistematis sehingga pada saat diperlukan dapat
dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Pengertian arsip dapat ditinjau dari
segi dokumen atau kumpulan naskah yakni terdiri dari semua bukti tulisan maupun
sesuatu yang dapat dilihat dan didengar, seperti : rekaman, film, dsbnya. Di
sisi lain ada yang berpendapat bahwa arsip itu merupakan sebuah tempat untuk
menyimpan dokumen atau warkat yang pada saat diperlukan dapat dipergunakan.
Fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 adalah sebagai berikut :
a.
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pelayan
ketatatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
b.
Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan
lagi secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kegiatan tugas pokok,
maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
Dalam kehidupan administrasi sehari-hari di suatu kantor perusahaan, arsip
dapat berfungsi sebagai berikut :
a.
Sumber ingatan, arsip sebagai sumber memori bagi
organisasi atau perorangan. Jika yang bersangkutan telah lupa isi dokumen dan
permasalahan yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan
permasalahan baru.
b.
Sumber keterangan/informasi, bagi pejabat atau orang yang
memerlukan dalam menghadapi permasalahan.
c.
Bukti tertulis,
yaitu sebagai alat pembuktian suatu masalah.
d.
Bahan pengembangan pembangunan, yaitu sebagai dasar
pertimbangan pengembangan pembangunan.
e.
Bahan penelitian, bahwa setiap arsip merupakan data dan
fakta yang otentik untuk dijadikan pemikiran dan literatur suatu penelitian.
f.
Gambaran peristiwa masa lampau, artinya adalah setiap
arsip akan menyimpan beberapa keterangan masa lampau sebagai bukti sejarah.
Menurut beberapa ahli dan sumber, bahwa kegunaan arsip itu banyak sekali.
Diantara para ahli dan sumber itu yang berpendapat mengenai kegunaan arsip
adalah sebagai berikut :
a.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, suatu warkat/dokumen
mempunyai empat macam kegunaan :
(1)
Guna informatoris, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang
hal dan peristiwa.
(2)
Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam suatu
proses pengadilan.
(3)
Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau
peristiwa pada masa yang lampau,
agar tidak dilupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.
(4)
Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil–hasil pemikiran
seorang sarjana/penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.
b.
Menurut The Liang Gie
(1)
Administrasi, yaitu sebagai warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu persoalan yang dihadapi oleh pimpinan untuk membuat keputusan dalam
rapat.
(2)
Hukum; arsip dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian
hukum.
(3)
Keuangan
(4)
Haluan organisasi, sebagai landasan untuk
kebijaksanaan/haluan organisasi dalam mencapai tujuannya.
(5)
Organisasi; arsip sebagai dasar lanjutan pelaksanaan suatu
pekerjaan.
(6)
Sejarah; dapat menerangkan peristiwa yang tejadi pada
masa lampau.
(7)
Penelitian; sebagai bahan untuk mengembangkan ilmu
pengetahuan lebih lanjut untuk bahan penelitian.
(8)
Penerangan; memberikan penerangan kepada khalayak ramai.
Mengarsip atau lebih dikenal dengan
istilah filling merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang pekerja di
suatu perusahaan. Tugas ini tidak ada selesainya. Begitu anda selesai
memasukkan setumpuk dokumen ke dalam mapnya masing-masing, kertas lain sudah
mengalir berdatangan lagi. Nah
bagaimanakah sistem penyimpanan kertas-kertas ini yang paling baik ?
Yang dimaksud paling baik adalah sistem itu harus disusun sedemikian rupa.
Bukan saja anda sendiri yang tahu dimana surat-surat yang dibutuhkan. Tetapi
orang lain pun perlu tahu, pimpinan pun bisa mencari sendiri, tanpa harus
mencari anda, karena mungkin suatu hari anda cuti, sakit atau meninggalkan
perusahaan.
Buatlah sistem pengarsipan yang sistematis menurut kebutuhan perusahaan. Ada beberapa cara dalam
pengarsipan diantaranya adalah sebagai berikut :
1)
Dibagi/dikategorikan per kasus atau per masalah, di sini
semua korespondensi/dokumen dari bermacam-macam sumber diarsip dalam suatu
tempat, asalkan masalah yang dibicarakan adalah hal yang sama.
2)
Dibagi per-relasi/alamat. Disini semua
korespondensi/dokumen yang menyangkut relasi tersebut dimasukkan dalam arsip
yang sama, walaupun kasusnya bermacam-macam.
3)
Gabungan antara sistem perkasus sistem per-relasi. Apabila seorang relasi mempunyai
hubungan yang luas misalnya supplier beberapa jenis bahan baku maka bisa
dibuatkan arsip tersendiri untuk setiap kasus jenis/bahan.
Sebelum surat/warkat tersebut disimpan kita perlu menyiapkan sarana
penyimpanan arsip yang memadai, sehingga warkat/surat yang diarsipkan
betul-betul dapat berfungsi sebagai arsip.
1) Menyimpan Arsip
Adapun
penyimpanan sarana yang diperlukan dalam penyimpanan atau penataan arsip
diantaranya ialah :
1.
Klasifikasi arsip, yaitu pengelompokkan arsip menurut
masalahnya secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansi/organisasi.
2.
Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi
arsip.
3.
Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan
menemukan kembali arsip.
4.
Tunjuk silang, yaitu sarana untuk menunjukkan arsip yang
isi atau pengertiannya sama dan saling berhubungan.
5.
Peralatan penyimpanan;
yang meliputi :
a.
Filling Cabinet, yaitu lemari tempat menyimpan arsip, terdiri dari:
1)
Driver Type Cabinet; yaitu lemari arsip yang
berlaci-laci yang dapat ditarik ke luar dan ke dalam, biasanya arsip disimpan
secara vertikal
2)
Lateral Filling Cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu
yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.
b.
Guide, yaitu petunjuk atau tanda batas, yang berfungsi sebagai
pembatas arsip atau petunjuk arsip yang ada dibelakangnya.
c.
Folder, yaitu map arsip, biasanya terbuat dari plastik atau
kertas tebal.
d.
Rak arsip, berfungsi untuk menyimpan map-map arsip.
e.
Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang
akan disimpan.
Adapun sarana penyimpanan sudah tersedia, maka penyimpanan arsip dapat dilakukan
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1.
Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan
disimpan dan singkirkanlah bahan-bahan yang tidak perlu disimpan. Tentukanlah
kode dan indeks, bila diperlukan buatlah tunjuk silang.
2.
Kelompokkanlah arsip yang telah diberi kode dan indeks
sesuai dengan daftar klasifikasi.
3.
Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB
folder sesuai dengan kode dan indeks arsip yang akan disimpan,
4.
Masukkanlah berkas arsip ke dalam folder. Buatlah tunjuk
silang apabila pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara
berkas yang satu dengan yang lainnya berkaitan.
5.
Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip
ke dalam laci arsip di belakang guide sesuai kode dan indeks.
Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena adanya suatu
proses kerjasama yaitu proses pengaturan dan penyusunan surat/warkat dengan
menggerakkan elemen-elemen yang terdapat di dalam aktivitas penyimpanan. Dengan
demikian, mekanisme kerjanya menimbulkan suatu sistem. Elemen-elemen tersebut
antara lain guide, folder, filling cabinet, perangkat tulis menulis dan
administrasi lainnya.
2) Sistem penyimpanan Arsip
Ada
beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan sistem kearsipan/filling
yang baik, diantaranya sebagai berikut :
1.
Tidak memakan tempat, tata letak sarana/perlengkapan
dibuat seefektif mungkin serta seefisien mungkin.
2.
Sederhana dan praktis, mudah dimengerti, dan dilaksanakan
serta tidak berbelit-belit.
3.
Mudah dicapai; surat/warkat yang disimpan dalam suatu
tempat harus dapat dengan mudah digapai dan diambil.
4.
Ekonomis; tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga dan cara
pengerjaannya.
5.
Cocok dan tepat guna; disesuaikan dengan tujuan dan
kepentingan.
6.
Fleksibel; apabila ada perluasan dan pekerjaan mudah
dikembangkan dan dilaksanakan.
7.
Klasifikasi yang khusus;
gunakan klasifikasi yang paling cocok dan tepat, keanekaragaman arsip
dapat menimbulkan kesulitan.
8.
Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan;
terpelihara dari gangguan pencurian, serangga, rayap, dari debu dan sebagainya.
Dalam menentukan sistem filling/kearsipan yang akan dipakai,
ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan :
1.
Sistem kearsipan yang akan dipakai harus disesuaikan
dengan tujuan, ruang lingkup dan lembaga/instansi.
2.
Metode klasifikasi yang bagaimana yang paling telat untuk sistem kearsipan yang akan
dipakai.
3.
Menetukan sifat surat/warkat yang akan diarsipkan; permanen atau dapat dipuindah-pindahkan,
cepat dimusnahkan atau lama untuk disimpan/dimikro filmkan.
4.
Ruangan yang bagaimana yang diperlukan.
5.
Pertimbangan anggran biaya untuk perlengkapan dan
penyelenggaraan yang terbaik adalah dengan biaya kecil dapat menyelenggarakan
sistem kearsipan dengan baik dan sempurna.
6.
Penggunaan tenaga manusia (SDM) dan peralatan yang
seefektif dan seefisien mungkin.
7.
Penentuan asal kearsipan yang akan dipakai; sentralisasi
atau desentralisasi (atau mungkin gabungan).
3)
Macam-macam penyimpanan arsip
1.
Filling Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)
Filling sistem abjad adalah
penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, di susun mulai dari
A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya. Filling sistem abjad ini paling
banyak dipergunakan di kantor-kantor pamerintah maupun swasta. Dalam
penyusunannya, surat–surat di susun berdasarkan huruf pertama dari nama orang,
instansi atau lembaga atau perorangan.
a.
Menggunakan peraturan mengindeks
Dasar
penyusunan dalam sistem abjad adalah
dengan abjad latin dengan huruf alfabet. Karena itu petugas kearsipan
(arsiparis) harus memahami dan terampil dalam mengindeks. Setiap surat yang
masuk dan keluar di indeks dengan menggunakan peraturan mengindeks.
Contoh
mengindeks :
|
Caption/judul
|
Indeks
|
Kode
|
|
Hotel Preanger
|
Preanger Hotel
|
Pr
|
|
Bengkel, Sidodadi
|
Sidodadi, Bengkel
|
Si
|
|
Bank Rakyat Indonesia
|
Rakyat Indonesia,Bank
|
Ra
|
b.
Menyusun daftar klasifikasi
Setelah
mengindeks, buatlah daftar klasifikasi. Dari contoh mengindeks di atas, dapat
disusun daftar seperti di bawah ini.
|
Kode
|
Caption
|
|
C Ci
|
Citarasa, Rumah Makan
|
|
I In
|
Indonesia,
Universitas
|
|
S Si
|
Sidodadi, Bengkel
|
c.
Menyiapkan jenis perlengkapan
Perlengkapan
dibutuhkan meliputi hal – hal berikut :
1)
Filling Cabinet, sebaiknya menggunakan drawer type filling
cabinet, yaitu yang berlaci, laci-laci Filling cabinet diberi kode
pada bagian depannya. Misalnya bila filling cabinet mempunyai
enam laci maka kodenya adalah :
Laci I
diberi kode A – D
Laci
II diberi Kode E – H
Laci
III diberi Kode I – L
Laci
IV diberi Kode M – P
Laci V
diberi kode Q – U
Laci
VI diberi kode V – Z
2)
Guide, yang diperlukan sebanyak 26 buah, masing-masing diberi
Kode A,B,C,D,E…Sampai Z disusun dalam laci secara berurutan sesuai kodenya.
3)
Folder, yang dibutuhkan adalah 26 X 26 buah, masing-masing
diberi kode Aa, Ab, Ac, Ad sampai Az.
Lalu Ba, Bb, Bc, Bd sampai Bz, dan seterusnya samapi Za, Zb, Zc, Zd, .. sampai
Zz. Kemudian disusun di belakang guide secara berurutan sesuai kodenya.
Misalnya
:
dibelakang
A disusun folder berkode Aa, Ab, Ac, sampai Az.
Dibelakang
B dengan folder berkode Ba, Bb, Bc,..
sampai Bz dan seterusnya sampai guide Z yang belakangnya disusun folder berkode
Za, Zb, Ze,…sampai Zz.
4)
Rak sortir, untuk menyortir surat-surat sebelum
ditempatkan dalam folder.
5)
Kartu indeks, sebagi sarana penemuan kembali surat.
6)
Rak kartu/indeks, untuk menyimpan kartu indeks.
d.
Menyusun dan menyimpan surat.
Dalam
menyusun dan menyimpan surat dapat ditempuh langkah-langkah sebagi berikut
1)
Meneliti dan mengelompokkan surat yang masuk
2)
Menetapkan indeks dan memberi kode untuk masing-masing
surat
3)
Selesai diindeks dan diberi kode, surat dimasukkan ke
dalam laci, guide, dan folder sesuai kodenya. Misalnya surat
berkode Ki doisimpan di laci berkode K dalam folder berkode Ki.
3. Mengirim dokumen
dengan menggunakan faksimile atau telex
Alat ini merupakan alat komunikasi yang dapat digabungkan dengan nomor
telepon atau memiliki nomor sendiri. Alat ini pada dasarnya digunakan untuk mengirimkan
lembar-lembar tercetak, baik tulisan tangan atau tulisan mesin, tidak terdapat
komunikasi unsur bunyi atau suara. Alat ini hanya mengirimkan lembar-lembar
tercetak melalui mesin faksimile ke mesin faksimile tujuan.
Mesin faksimile atau disingkat faks adalah alat untuk mengirim atau
menerima pesan, berita atau surat termasuk pula yang ada gambarnya. Cara
pengoperasian faks relatif mudah dan biaya tiap-tiap pengiriman sama dengan
ongkos pulsa telepon. Mesin faksimile berfungsi ganda, karena disamping
digunakan untuk mengirim dan menerima berita secara tertulis juga dapat
difungsikan sebagai pesawat telepon dan dapat juga dengan menggunakan nomor
yang berfungsi ganda sebagai nomor telepon dan faks.
Langkah-langkah penggunaan mesin
faksimile adalah sebagai berikut :
1.
Data atau dokumen yang akan dikirim diletakkan menghadap
kebawah.
2.
Tekan nomor yang akan dituju.
3.
Tekan jumlah halam yang akan digandakan sesuai dengan
yang dikehendaki, lalu tekan tombol Yes.
4.
Apabila muncul tulisan departement code pada
display, tekan nomor sampai muncul tulisan Quick.
5.
Kemudian tekan key pad sampai muncul tanda dial
key pad.
B.2.3 Rangkuman
Komunikasi merupakan tolok ukur keberhasilan suatu usaha dari suatu lembaga
baik intern maupun ekstern, surat-menyurat sebagai salah satu alat komunikasi,
penting keberadaannya bagi suatu kantor. Hal ini karena surat merupakan media
perekam dari setiap peristiwa secara tertulis yang dapat disimpan serta
dipergunakan kembali jika diperlukan. Surat merupakan alat komunikasi yang
menunjukkan produktivitas suatu instansi. Dalam hal penanagannya dapat
berbeda-beda dari instansi yang satu dengan instansi lainnya.
Menangani urusan surat-menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan
kerja sama yang harmonis dengan relasi, dan secara administratif menunjukkan
administrasi. Tertib administrasi merupakan cerminan kinerja perusahaan dan
memberi kesan kepada pihak lain bahwa perusahaan bahwa perusahaan yang bersangkutan bekerja
secara operasional.
Surat-menyurat merupakan bagian dari pekerjaan di perusahaan yang
kegiatannya, meliputi pengumpulan dan pengolahan data, pengiriman dan penerimaan
informasi, penyimpanan warkat serta memelihara hubungan kerja sama atau
komunikasi. Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern.
Sebagai media ekstern, surat menunjukkan kinerja perusahaan dalam memelihara
komunikasi dengan pihak luar (relasi). Secara internal surat memiliki peranan
yang penting secara media komunikasi, baik dari atas ke bawah (berupa intruksi
atau perintah) dan sebaliknya secara diagonal secara horisontal (berupa memo
atau nota)
Surat-surat atau warkat yang penting perlu ditata/disimpan dengan baik dan
teratur agar pada suatu waktu diperlukan dapat dengan mudah dicari dan
ditemukan. Sebelum surat/warkat tersebut disimpan, kita harus menyiapkan sarana
penyimpanan arsip yang memadai, sehingga surat/warkat yang diarsipkan
betul-betul dapat berfungsi sebagai arsip.
B.2.4 Tugas 2
1.
Kunjungan ke perusahaan-perusahaan yang sudah bonafide
bagaimana cara pembuatan surat dan pengarsipannya?
2.
Peralatan yang diperlukan untuk mensimulasikan bagaimana
cara mengarsip adalah :
1.
Filling Cabinet
2.
Laci-laci
3. Guide
4.
Folder
3.
Bagaimana cara membuka surat yang yang baik? diperlukan
peralatan sebagai berikut :
a.
Punch
b.
Stapler
c.
Stapple Remover
d.
Date stamp
e.
Paper clips
B.2.5 Tes formatif
2
1.
Mengingat surat berperan sebagai media komunikasi, maka
penulisan surat harus dihindari kalimat yang dapat menimbulkan kesalahpahaman untuk itu ada persyaratan
tertentu dalam pembuatan surat. Bagaimana etika cara penulisan yang baik?
2.
Surat merupakan media komunikasi yang sangat penting bagi
kantor untuk melakukan dan memelihara kerjasama dengan pihak lain. Apakah
fungsi dari surat?
3.
Komunikasi dengan surat pada prinsipnya kegiatan yang
sangat penting dan merupakan jantung dari kinerja perusahaan. Syarat-syarat apa
yang diperlukan untuk tenaga profesional dalam menangani surat?
4.
Bagaimanakah fungsi arsip?
5.
Tujuan kearsipan adalah proses pengelolaan atau
pengurusan warkat/dokumen agar memberi kemudahan dalam penyelenggaraan kegiatan
baik intern maupun ekstern. Jadi berdasarkan beberapa sumber, apa tujuan dari
kearsipan itu ?
Langganan:
Postingan (Atom)
